Tietojärjestelmiin liittyvät haasteet yrityksen huoltoprosessissa

Abstract

Tietojärjestelmiä integroidaan, jotta data liikkuisi järjestelmien välillä helpommin ja säilyisi yhtenäisempänä. Tietojärjestelmien integrointi on monimutkainen prosessi, mutta hyvin toteutettuna se voi sujuvoittaa työntekoa huomattavasti. Usein yritykset integroivat tietojärjestelmiään esimerkiksi yrityskauppojen jälkeen tai tehostaakseen prosessejaan. Tässä tutkimuksessa tutkittiin mobiililaitteita huoltavan yrityksen tietojärjestelmien toimivuutta huoltoprosessiin liittyen. Tutkimuksen tarkoituksena oli kerätä case-yritykselle arvokasta tietoa heidän tietojärjestelmiensä ongelmakohdista ja antaa ehdotuksia, joiden avulla case-yritys voisi parantaa tietojärjestelmiensä toimivuutta tukeakseen huoltoprosessiaan. Tämä tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena hyödyntäen puolistrukturoitua haastattelua tutkimusmenetelmänä ja datan laatu-ulottuvuuksia haastattelukysymysten rakentamisessa. Kaikki haastateltavat työskentelivät case-yrityksessä ja käyttivät case-yrityksen tietojärjestelmiä päivittäisessä työssään. Kirjallisuuden avulla perehdyttiin myös integraatioiden haasteisiin. Yleisesti voidaan todeta, että integraatioprojektien yleisimmät haasteet liittyvät teknologiaan ja johtamiseen. Suurimmiksi ongelmakohdiksi case-yrityksen tietojärjestelmiä tutkiessa nousi huono tiedonsiirto eri tietojärjestelmien välillä sekä toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) joustamattomuus. Huonosta tiedonsiirrosta johtuen case-yrityksen järjestelmien data ei aina ollut datan laatu-ulottuvuuksien näkökulmasta ajantasaista, saavutettavaa tai johdon-mukaista. Parannusehdotukseksi nostettiin tiedonsiirron parantaminen, joka myös parantaisi datan laatua. Kehitysehdotuksena nousi esille myös huoltotöiden parempi seurattavuus ja osittainen asiakkaille päin tapahtuvan kommunikoinnin automatisointi. Tutkimustulosten pohjalta ehdotettiin myös, että case-yritys voisi harkita kehittävänsä itse kokonaan tai osittain oman ERP-järjestelmän, jota olisi helpompi muokata juuri case-yrityksen huoltoprosessiin sopivaksi. Nostettiin myös esille, että case-yritys voisi harkita tietojärjestelmiensä integraatiomahdollisuuksia yhteistyökumppaneidensa kanssa, kun case-yritys on saanut sisäisesti tietojärjestelmänsä toimimaan sujuvasti ja tiedon siirtymään kaikkien järjestelmien välillä. Avainsanat: tietojärjestelmä, integraatio, integraation haasteet, haastattelutut-kimus, datan laatu-ulottuvuus, huoltoprosessi

Information systems are integrated to make it easier for data to move between systems and to remain more consistent. Integration processes are complicated but when executed well they can streamline the workflow considerably. Companies usually integrate their information systems for example after acquisitions or to strengthen their processes. This study examined the functionality of information systems of a company that operates in mobile device maintenance business. The objective of this study was to collect valuable information for the case company about their information systems’ problem areas and to give suggestions on how the case company could improve the functionality of its information systems to better support the maintenance process. This study was conducted as a qualitative study using semi-structured interviews as a research method. Data quality dimensions were used to formulate interview questions. All the interviewees worked in the case company and used their information systems in their daily work. Integration challenges were explored through literature. In general it can be said that the most common challenges in integration projects are related to technology and management. Poor data transfer between different information systems became one of the biggest problems along with Enterprise Resource Planning (ERP) systems’ inflexibility when studying case company's information systems. Due to the poor data transfer, data from case company’s systems was not always up-to-date, achievable, or consistent in terms of data quality dimensions. It was recommended to improve the data transfer between the information systems which would also improve the quality of data. It was also suggested that the case company could consider to improve the traceability of the maintenance work and to automatize some communication to customers. Based on the research findings it was also suggested that the case company could develop their own ERP system that could be easier modified according to case company’s needs. It was also pointed out that the case company could consider integrations with their partners after they have managed to transfer information smoothly inside the company between all their information systems. Keywords: information system, integration, integration challenges, interview, data quality dimension, maintenance process