Business intelligence system implementation and design framework : a public sector case study

Abstract

Liiketoimintatiedon hallintaa on yleisesti ottaen tutkittu suhteellisen paljon, mutta siihen liittyvä järjestelmä ja sen käyttöönotto on saanut vähemmän huomiota. Erityisesti sellaisia tutkimuksia, jotka tarkastelevat BI-järjestelmiä teknisen näkökulman ulkopuolella, on harvassa. Tämä tutkimus paikkaa kyseistä aukkoa käsittelemällä BI-järjestelmien käyttöönottoa projektipäällikön näkökulmasta. Tutkimuksessa käsitellään erilaisia kysymyksiä, harkintoja ja ongelmia liittyen BI-projekteihin, sekä kyseisiin valintoihin tarjotaan opastus-ta ja suosituksia perustuen aikaisempiin tutkimuksiin. Tällainen lähestymistapa itsessään olisi jo riittävä peruste uudelle tutkimukselle, mutta sen lisäksi tutkimuksessa käsitellään julkisen ja yksityisen sektorin eroja liiketoimintatiedon hallinnassa. Alustava hypoteesi kysymykseen on, että sektorien välillä löytyisi selkeitä eroja. Tutkimuksen tärkeimpänä tavoitteena oli luoda viitekehys, joka suunniteltiin ja toteutettiin seuraamalla suunnittelututkimuksen periaatteita ja hyödyntämällä DSRM-prosessimallia. Viitekehyksen tarkoituksena on vastata käyttöönottoprojektien tärkeimpiin kysymyksiin, ja se sisältää tietoa BI-järjestelmien tietolähteistä, tiedonkäsittelystä, tietovarastoista, sovelluksista, käyttäjistä ja koulutuksesta. Sen kehittäminen ja testaaminen toteutettiin erään julkisen sektorin organisaation käyttöönottoprojektissa. Viitekehys ja projekti etenivät yhtäaikaisesti, ja kehittämisprosessi kesti kuukausia, mikä mahdollisti perusteellisen analysoinnin. Viitekehyksen arvioitiin olevan riittävän kattava ja hyödyllinen, jotta sen avulla on mahdollista toteuttaa BI-järjestelmän käyttöönotto ja vastata siihen liittyviin tärkeisiin kysymyksiin. Lisäksi sektorien välisten erojen liittyen BI-järjestelmiin todettiin olevan vähäisiä.

Business intelligence could be considered a well-researched topic, but there is a limited amount of studies about BI systems and their implementation. Especially studies that consider BI systems outside of the technical point of view are rare. This research will do so by examining BI system implementation from the view of a project manager. Common technical decisions, design choices, and considerations of BI projects were defined and explained, but also guidance and recommendations based on previous studies were provided. This alone can be considered as a sufficient justification for a research topic, but an additional theme is present in this study. The relation and differences between BI in the public and private sectors were studied and the initial hypothesis expected clear differences. The main objective of the research was to create a framework, that was designed and developed by following the design science research methodology and by utilizing the DSRM process model. The framework includes information about different components and parts of BI systems, such as data sources, data processing methods, data warehouses, software, users, and training. The framework was continuously developed and tested in a real business environment, and the implementation project and the research study progressed in tandem. The process took months and it allowed a very in-depth analysis. The framework was evaluated as being sufficient enough to assist with common problematics and questions of BI implementation projects and considering a public sector case in the context of BI system implementation, the conclusion is that the differences compared to a private sector case are minor.