Exploring RPA project success from the supplier perspective

Abstract

Ohjelmistorobotiikka (RPA) on uudehko teknologia, joka mahdollistaa manuaalisten ja rutiininomaisten prosessien automatisoinnin vapauttaen resursseja ja säästäen aikaa sekä kustannuksia. Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena on tutkia RPA-projektien onnistumista toimittajan näkökulmasta sekä edistää RPA-tutkimusalueen yleistä ymmärrystä. Tutkimuksessa keskityttiin keskeisimpien RPA-projektien menestyskriteerien sekä menestystekijöiden tunnistamiseen RPA-toimittajan näkökulmasta laadullista tapaustutkimusmenetelmää hyödyntämällä. Tapaustutkimuksen kohdeyritys on pieni suomalainen ohjelmistoyritys. Kirjallisuuskatsaus käy läpi RPAteknologiaa yleisellä tasolla eri näkökulmista, IT-projektien onnistumisen teoreettista taustaa sekä RPA-implementaatioiden onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä aikaisemmista tapaustutkimuksista. Tämän pohjalta tutkimuksen empiirisen osan tarkoituksena oli vastata tutkimuskysymyksiin ja luoda yksityiskohtaisempi ymmärrys ilmiöistä keskittyen RPA-toimittajan näköulmaan. Tutkimuksen tulosten perusteella RPA-hankkeiden keskeisimmät menestyskriteerit toimittajan näkökulmasta ovat projektin vaikutus asiakkaaseen, projektinhallinnallinen menestys, jatkuvuuden saavuttaminen ensimmäisen asiakkaan kanssa toteutetun projektin tuloksena sekä oppiminen niin yrityksenä sisäisesti kuin myös asiakkaan prosessiympäristöön ja toimintaan liittyen. RPA-projektien menestystekijöitä koskeviin havaintoihin tutkimustulosten perusteella sisältyy oikeiden ihmisten osallistuminen, prosessin analysointi ja automatisoinnin määrittely, projektiviestintä, projektinhallinta sekä asiakkaan vakuuttaminen. Tutkielmassa esitetyt tulokset vahvistavat aikaisemmassa kirjallisuudessa esiintyviä havaintoja samalla tuoden uudenlaista näkökulmaa RPA-projektien tutkimusalueeseen. Tuloksia voidaan hyödyntää RPA-toimittajayrityksen kommunikaation ja toimintatapojen tukena osana projektityötä.

Robotic Process Automation (RPA) is a relatively new technology that enables the automation of processes that involve manual and routine tasks, freeing up resources and saving time and costs. The aim of this Master’s thesis is to investigate the success of RPA projects from the supplier perspective and advance overall understanding of RPA projects, as well as extend the body of knowledge in the still emerging research area of RPA. The research focused on identifying the project success criteria and the project success factors of RPA projects from the supplier point of view. A qualitative case study method was applied to explore the RPA project success attributes from the supplier perspective. The case company of this study is a small Finnish software company. The literature provided the theoretical background of IT project success as well as implications of RPA success from prior case studies. Building on this, the empirical part of the study aimed to answer the research questions and create a more detailed and comprehensive understanding of the phenomena focusing on the supplier point of view in RPA projects. The results of the study suggest the following success criteria for RPA projects from the supplier perspective: impact on customer, project management success, achieving continuum as a result of the first project with the customer, and learning both internally as well as in relation to the customer's process environment and operations. The findings on the success factors of RPA projects include involving the right people, analyzing the process and defining the automation, project communication, project management, and convincing the customer. The results of the study support the findings in the previous literature, while introducing a new perspective to the research area of RPA projects. The results can be utilized to support the communication and operating methods of an RPA supplier company as part of the project work.