Toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyys : arviointi, suunnitteluperiaatteita ja aiempia tutkimuksia

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat nykypäivänä olennainen osa monen yrityksen toimintaa. Järjestelmien avulla automatisoidaan muun muassa myynnin, oston, asiakkuuksien ja projektinhallinnan prosesseja sekä hallinnoidaan dataa helpottaen ja nopeuttaen yrityksen kokonaisvaltaista toimintaa. Toiminnanohjausjärjestelmiä tarkastellessa on hyvä ottaa huomioon myös järjestelmän loppukäyttäjien näkökulma. Loppukäyttäjät ovat olennaisessa roolissa suorittamassa yrityksen toimintoja järjestelmän avulla. Järjestelmän huono käytettävyys on yksi isoimmista ongelmista, jonka loppukäyttäjä voi kohdata. Huono käytettävyys voi haitata käyttäjien tuotteliaisuutta ja saada käyttäjät tekemään prosessien automatisointia häiritseviä virheitä. Toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyys voi siis olla osaltaan määrittämässä sitä, miten hyvin yritys kykenee saavuttamaan toiminnanohjausjärjestelmän tarjoamat edut ja saamaan järjestelmästä hyvän sijoituksen ja toimivan yritystoiminnan ohjaamisen apuvälineen. Tutkielma käsittelee toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyden aiempaa tutkimusta selvittäen yleisimpiä näissä tutkimuksissa esiin tulleita käytettävyyden ongelmia. Tyypillisesti käytettävyyden ongelmat liittyivät järjestelmän opittavuuteen ja käytön intuitiivisuuteen. Tutkielmassa otetaan esiin myös toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyden arvioinnissa hyödynnettäviä menetelmiä ja järjestelmien käytettävyyden suunnitteluperiaatteita ja -malleja. Spesifisti toiminnanohjausjärjestelmien käytettävyyden arviointiin käytettävänä menetelmänä esitellään Singhin ja Wessonin heuristiikat. Käytettävyyden suunnitteluperiaatteet ja –mallit keskittyivät olennaisesti huomioimaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjien tarpeet. Suunnitteluperiaatteista ja –malleista huomattiin myös lisätutkimuksen tarve. Tutkielma on toteutettu kirjallisuuskatsauksena.

Today ERP systems are an essential part of the day-to-day operation of businesses. ERP makes it possible to automatize the sales, purchase, customer and project management processes as well as data managing, making the overall operations of the company easier and effective. One of the important aspects to take into consideration when inspecting an ERP system are the end-users of the system. End-users are in a critical role when it comes to operating the system to carry out different tasks. Poor usability of an ERP system is one of the biggest issues end-users can face during the usage of the system. Poor usability can harm the productivity of the users or have them make mistakes that disturb the automatization of the processes. The usability of an ERP system is also partially defining how well the companies can achieve the benefits of an ERP system, how good of an investment the system really is to a company and how well the system functions as a helpful tool to manage the operations of the company. This bachelor’s thesis introduces the former research of the usability of ERP systems stating the most common usability problems of the ERP systems. Generally, these issues deal with the learnability of the system and the intuitive use of the system. In this bachelor’s thesis the evaluation methods used to assess the usability of ERP systems and the usability design principles and models are being introduced. This thesis also introduces Singh’s and Wesson’s heuristics as the evaluation method specifically designed for assessing the usability of an ERP system. The usability design principles and models are focused on taking the needs of the end-users of an ERP system into consideration. It was noted that the design principles and models are in a need of further research. This thesis is conducted as a literature review.