Automaatioratkaisujen käyttöönottoon kriittisesti vaikuttavat tekijät : tapaustutkimus konesali- ja alustapalvelujen yksikössä

Abstract

Automaatiolla on pyritty helpottamaan ihmisten työntekoa jo viime vuosisadalta lähtien. Nykypäivänä ihmisen ja tietojärjestelmien vuorovaikutusta on korvattu, ja jopa kokonaan syrjäytetty IT-automaatiolla. IT-automaation avulla on mahdollista vapauttaa ihmisten aikaa toistuvien manuaalisten tehtävien suorittamisesta tiedon jalostamisen suuntaan. Automaatioratkaisujen voidaan ajatella olevan varsinaisen IT-automaation esiaste: erikseen toteutettuja yksittäisten tehtävien suorittamiseen tarkoitettuja automaatioratkaisuja. Vaikka automaation käyttö on lisääntynyt jatkuvasti, niin silti IT-automaation tai automaatioratkaisujen käyttöä tai käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä ei ole juuri tutkittu. Tämän pro gradu -tutkielman tarkoitus on ymmärtää, mitkä tekijät voivat vaikuttaa automaatioratkaisujen käyttöönottoon. Tutkielma on toteutettu laadullisena tapaustutkimuksena, ja tutkimuksen aineisto on kerätty haastatteluin. Tutkielma on tehty toimeksiantona televiestintäalan yrityksen konesali- ja alustapalvelujen yksikölle. IT-automaation ollessa vielä varsin tutkimatonta aluetta, on tutkielman teoriapohja muodostettu koostamalla tietoa käyttöönottoon vaikuttavista tekijöistä toiminnanohjausjärjestelmän ja yleisesti automaation suhteen. Kirjallisuuden perusteella tunnistettiin erityisesti organisaatioon ja ihmisiin liittyvien tekijöiden vaikuttavan eniten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon. Tutkimustulokset pitivät yhtä kirjallisuudesta todettujen tekijöiden kanssa. Automaatioratkaisujen käyttöönottoon kriittisesti vaikuttavien tekijöiden todettiin olevan eniten organisaatioon ja ihmisiin liittyviä. Lisäksi tunnistettiin käyttöönottoa edeltävien suunnittelu-, toteutus- ja jalkautusvaiheiden merkitys. Organisatoriset tekijät käsittävät muutosjohtamisen, viestinnän, resursoinnin, sekä liiketoiminnan mittarit. Tarpeeksi laajan resursoinnin varmistamisen, ja liiketoiminnan mittareiden uudistamisen automaatioratkaisujen käyttöönottoa tukevaksi tunnistettiin olevan kokonaan uusia käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä kirjallisuudesta tunnistettujen lisäksi. Tekniset tekijät käsittävät kustomoinnin minimoinnin vakioinnilla, sekä automaatioratkaisujen ja liiketoimintaprosessien yhteen sovittamisen. Vakioinnin havaittiin olevan automatisoinnin esiehto. Ihmislähtöiset tekijät taasen käsittävät ihmisten osallistamisen, sekä valmentamisen ja kouluttautumisen.

Automation has become one of the means to facilitate the manual work and to free up humans to concentrate on more exacting tasks. The interaction between human and computer has partially been substituted by IT automation. It has also been predicted that IT automation may supersede humans in the future. Automation solutions can be seen as the preliminary stage of IT automation: their purpose is to perform defined single tasks. Even though the use of IT automation and automation solutions has been constantly increasing, these concepts still haven’t been researched abundantly. The objective of this Master’s Thesis is to understand what factors may affect the implementation of automation solutions. This Thesis has been conducted as a qualitative case study in collaboration with a platform and hosting services unit of a Finnish telecommunications company. The lack of IT automation research resulted in the decision to exploit previous studies in the fields of Enterprise Resource Planning and automation implementation. A literature review was conducted and the empirical data was collected through semi-structured interviews. The results of this study tie in with the factors observed from the literature. Especially organizational and human factors seem to be the most critical when implementing automation solutions. Moreover, the importance of planning phase, execution phase and practical implementation phase were identified. Organizational factors include change management, communication, resources and Key Performance Indicators. Technical factors entail customization avoidance by standardizing and the consolidation of automation and business processes. Human factors include the involvement and training of the personnel. In addition to the factors identified from the previous studies, two new factors were observed: resources and Key Performance Indicators may affect the implementation of automation solutions. The results suggest that in order to ameliorate the implementation of automation solutions there needs to be adequate amount of resources available and Key Performance Indicators have to be reformed to engage the personnel to use automation solutions.