Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto pienissä ja keskisuurissa yrityksissä

Abstract

Tässä tutkielmassa keskitytään toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen ja haasteisiin pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. Toiminnanohjausjärjestelmä on integroitu tietojärjestelmä, joka yhdistää yrityksen eri liiketoimintaprosessit. Tutkielmassa käydään läpi toiminnanohjausjärjestelmien historiaa ja käyttöönottoprosessia yleisesti. Käyttöönottoprosessi on jaettu viiteen vaiheeseen: projektin valmisteluun, liiketoiminnan suunnitteluun, toteutukseen, viimeiseen valmisteluun sekä käyttöönottoon ja ylläpitoon. Tutkielmassa käsitellään toiminnanohjausjärjestelmiä pienten ja keskisuurten yritysten näkökulmasta, ja esitellään toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyviä kriittisiä menestystekijöitä sekä päätöksiä. Onnistunut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto lisää pk-yritysten tehokkuutta ja kykyä reagoida nopeasti muutoksiin. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on kuormittava projekti pkyrityksille, ja epäonnistumisia käyttöönottoprojekteissa tulee useasti. Pkyrityksille on tärkeää onnistua käyttöönotossa, koska epäonnistuminen voi vaikuttaa negatiivisesti yrityksen liiketoimintaan. Myös yleinen mielipide on negatiivinen liittyen toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojekteihin. Sekä yrittäjien, että järjestelmätoimittajien kannalta mielipiteen olisi syytä muuttua. Tutkimustietoa on tarjolla rajallisesti pk-yritysten viitekehyksessä. Tämän takia aiheen tutkiminen on tärkeää. Tutkimusmenetelmä tässä tutkielmassa on kirjallisuuskatsaus. Keskeisimpinä tuloksina tutkimukselle ovat projektityön tärkeys, viestintä ja johdon tuki. Viestinnällä on tärkeä rooli sekä käyttöönottavan organisaation sisällä, että käyttöönottavan organisaation ja järjestelmätoimittajan välillä. Tehokas viestintä on myös johdon ja projektipäällikön keino saattaa käyttöönotto onnistuneesti valmiiksi. Viestinnän pitää toimia projektiryhmän sisällä, ja johdon pitää saada onnistuneella viestinnällä koko organisaatio muutoksen taakse. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto saattaa tuoda muutoksia liiketoimintaprosesseihin, ja sen takia henkilöstön pitää hyväksyä muutokset.

This thesis focuses ERP (Enterprise Resource Planning) implementation in SMEs. ERP software is integrated information system, which connects company’s all business processes. This thesis goes through ERP’s history and implementation process in general. Implementation process is divided to five phases: project preparation, business blueprint, realization, final preparation and go live and support. In addition to that, this thesis focuses in ERP’s in SME’s perspective. This thesis present’s critical success factors and critical decisions considering implementation process in SMEs. The successful ERP implementation increases SME’s effectiveness and ability to react to changes. ERP implementation is demanding process to SMEs, and failures are common. SMEs can’t afford let implementation process effect to their daily actions. Public opinion is also negative considering the implementation processes. The opinion should change both for entrepreneurs and for software vendors. Limited research information is available in the framework of SMEs, and that’s why research is needed. The research method in this thesis is literature review. Importance of project work, communication, and management’s support are the main results in this study. Communication has important role in implementing organization, in software vendor and between them. Effective communication is important for company’s management and project manager to complete the implementation process successfully. Communication needs to be effective inside the project group, and the management need to get the whole organization to accept the changes. ERP implementation can change business processes, and the staff needs to accept the changes.