Examining the role of individuals’ emotions and cognitions in organizational IT implementation

Abstract

Yksilön informaatioteknologian hyväksyntää ja käyttöä on tutkittu laajasti ja sen roolia onnistuneessa IT implementaatioprojektissa on tunnistettu. Vaikkakin sosiaaliset, kognitiiviset ja emotionaaliset seikat, jotka vaikuttavat tietoteknologian omaksumiseen ja käyttöön, on tutkittu jossain määrin, on edelleen tilaa jatkotutkimukselle. Erityisesti liittyen siihen kuinka näihin seikkoihin voidaan vaikuttaa ulkopuolelta, esimerkiksi organisaation puolesta. Tämä tutkimus tarkastelee yksilöiden emootioiden ja kognitioiden roolia organisatorisessa IT implementaatiossa määrittelemällä käyttäjän käyttäytymisen näissä tilanteissa, selvittämällä kuinka käyttäytymiseen voidaan vaikuttaa ja kuinka onnistuneita nämä eri tavat ovat. Ensinnäkin pohjakirjallisuudesta on kerätty erilaisia tapoja vaikuttaa käyttäjän käyttäytymiseen. Kirjallisuudesta on valittu yhteensä kahdeksan erilaista tutkimusta, jotka ovat joko kognitiopohjaisia, emootiopohjaisia tai yhdistelevät molempia puolia. Näitä kirjallisuusosuudessa löydettyjä keinoja on myöhemmin peilattu empiirisen tutkimuksen tuloksiin. Tutkimuksen empiirinen osuus on toteutettu tutkimalla laaja-alaista tietojärjestelmän käyttöönottoprojektia suuressa teollisuusorganisaatiossa kahdessa eri kvalitatiivisessa haastattelukokonaisuudessa. Esihaastatteluissa on kerätty pohjatietoa itse projektista sekä kerätty jo käytettyjä keinoja käyttäjien käyttäytymiseen vaikuttamiseksi. Näihin yksilöhaastatteluihin osallistuvat ovat kuuluneet eri tavoin käyttöönottoprojektiin. Loppukäyttäjähaastatteluissa on taasen selvitetty miten erilaiset tavat vaikuttaa heihin ovat toimineet heidän mielestään. Tuloksissa näitä kirjallisuudesta sekä haastatteluista löytyneitä keinoja on vertailtu ja peilattu toisiinsa ja näin pyritty löytämään tärkeimmät keinot, ne keinot, jotka eivät ole toimineet sekä keinot joiden käyttöä tulee harkita. Tutkimus paljasti suuren yhtäläisyyden kirjallisuuden löydösten ja tutkitun projektin välillä. Koska loppukäyttäjät pääsääntöisesti kokivat kontrollin tunnetta muutostilanteessa ja näkivät uuden järjestelmän enemmän mahdollisuutena kuin uhkana, pääsääntöisesti loppukäyttäjien emotionaalinen reaktio käyttöönottoa kohtaan oli muutosta edistävää. Tutkimuksessa selvisi, että tärkein keino vaikuttaa käyttäjiin tutkitussa projektissa olivat pääkäyttäjät, jotka toimivat niin viestijöinä kuin kouluttajina. Myös yleisellä viestinnällä, koulutuksella ja järjestelmällä itsessään oli merkittävä rooli loppukäyttäjiin vaikutettaessa.

The individual acceptance and use of information technology have been researched widely, and its role in succeeding in IT implementation project is recognized. Even though the social, cognitive and emotional aspects that influence the adoption and also use of IT are examined in some extent, there is still room for further research, especially how these factors can be influenced from outside, for example by the organization. This research examines the role of individuals’ emotions and cognitions in organizational IT implementation by defining user behavior in these situations, which way the behavior can be influenced and how successful these ways are. At first, different ways to influence the user behavior are collected from the literature where there are selected eight different research that is either cognitive-based, emotion-based or combining both factors. These found ways are later on mirrored with the findings from the empirical part of the research. This qualitative research has focused on one large-scale IT implementation project in a large industry organization. The research is executed with two types of interviews. The preliminary interviews are kept individually to a group of people from different positions in the implementation project to collect background information about the project itself and also to collect used ways to influence the end-users. The primary interviews are kept to end-users to find out how different ways to influence have succeeded by their mind. In the results, the ways that are found from literature and the ways that were found in the interviews are compared and mirrored to each other, and by this, there found which ways have been the most important, which ways have not worked and what needs to be considered when using them. The research revealed that there was actually rather a large similarity with the literature and the project that was examined. As the end-users mostly felt that they had control over the change and that the new system was more of an opportunity than threat the overall emotional reaction towards the implementation was promotion- focused. It was found that the most important influence had the key users as communicators and trainers. Also, general communication, training and the system itself had a significant role in influencing the end users.