Viestintäväline projektin eri vaiheissa : projektipäällikön näkökulma

Abstract

Viestintä on muuttunut uusien digitaalisten kanavien myötä nopeammaksi. Viesti lähetetään toiselle henkilölle muutamassa sekunnissa ja vastausta odotetaan heti. Tämä luo projektipäällikölle uuden haasteen viestinnän johtamiseen. Viestintäkanavien määrän lisääntyessä viestintä muuttuu epäselvemmäksi sekä informaatiotulvaa on hankala estää. Tarkalla suunnittelulla viestintä pysyy määritellyissä kanavissa, jolloin koko projektin onnistuminen on todennäköisempää. Projektisuunnitelmien tekeminen tarkasti sekä selvästi luo pohjan koko projektille. Projektipäällikön tehtävien seuranta tulee helpommaksi, kun kaikki projektiin osallistuvat ovat tietoisia mitä projektissa tehdään. Tutkielman tarkoituksena oli selvittää, minkälaisia tehtäviä projektipäällikkö tekee sekä miten hän hallitsee projektiviestintää. Tätä tuetaan viestintään sekä viestintämedian valintaan liittyvillä teorioilla. Laadullisella tutkimuksella etsittiin yhtymäkohtia esitettyihin teorioihin. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelulla, jossa haastateltavilta kysyttiin projektiin sekä viestintään liittyviä kysymyksiä. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että viestintävälineellä on merkitystä projektin eri vaiheissa. Projektin aloittamisessa kasvokkain tapahtuva viestintä on rikkaampaa, kuin sähköpostilla tehtävä viestintä. Sähköposti soveltuu viestintään, jossa informaatioita jaetaan suurille massoille mutta heiltä ei vaadita vastausta. Viestintävälineen valinta perustui pitkälti aikaisempiin kokemuksiin sekä toimintatapoihin. Tutkimuksessa selvisi myös, että panostamalla projektin suunnitteluun heti alusta asti projektin onnistuminen on todennäköisempää. Projektisuunnitelma on projektin selkäranka. Sitä seuraamalla tuotokset sekä tavoitteet selviävät kaikille projektissa mukana oleville.

Communication has become faster with new digital channels. The message is sent to another person in a matter of seconds and the response is awaited immediately. This creates a new challenge for the project manager in leading project communication. As the number of communication channels increases, communication becomes less clear and the information flood is difficult to block. With accurate planning, communication stays in defined channels, making the overall project more likely to succeed. Creating project plans accurately and clearly creates the basis for the project. Tracking project manager tasks becomes easier when all project participants are aware of what is being done in the project. The aim of the study was to find out what kind of tasks the project manager does and how he manages project communication. This is supported by communication theories related to media selection. A qualitative research method was chosen to find connections between the presented theories. The research material was collected by a theme interview, where the interviewees were asked questions related to the project and communication. The results of the study showed that the means of communication is important at different stages of the project. Face-to-face messaging is richer than communicating via email. E-mail is suitable for communication where information is distributed to large masses but does not require any response. The choice of the communication tool was largely based on previous experiences and practices. The study also found that investing in pro-project planning right from the start is more likely to succeed. The project plan is the backbone of the project. By following it, the outputs and the goals are clear to everyone involved in the project.