Julkisorganisaation toiminnan kuvaamisen haasteet ja mahdollisuudet

Abstract

Tässä pro gradu -tutkielmassa tutkittiin julkisorganisaation toiminnan kuvaamisen haasteita ja mahdollisuuksia. Tällä tarkoitetaan toiminta-arkkitehtuuriin kytkeytyvää toiminnan kuvaamista prosesseina, ja siihen liittyviä ulottuvuuksia julkishallinnollisen organisaation näkökulmasta. Tarkoituksena oli saada asiantuntijahaastattelujen avulla tietoa siitä, millaisia haasteita julkisorganisaatioissa kohdattiin, tai arveltiin kohdattavan tulevaisuudessa, ja toisaalta, millaisia mahdollisuuksia tavoiteltiin, kun organisaatiossa kuvattiin ja mallinnettiin toimintaa prosesseina. Julkishallinnollisen organisaation näkökulma oli tärkeä tutkimisen kohde useasta syystä. Ensinnäkin, kirjallisuudessa oli todettu toiminnan kuvaamisen olevan tärkeää. Toiseksi, Suomen lainsäädännössä, tarkemmin tietohallintolaissa, velvoitetaan toiminnan kuvaamiseen osana kokonaisarkkitehtuuria ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Kolmanneksi, julkishallinnon näkökulmasta toiminnan kuvaamisen haasteisiin liittyvää tutkimusta ei oltu juurikaan tehty, ainakaan e-Gov Reference Library (EGRL) viitetietokantaan tehdyn haun perusteella (tarkemmin luvussa 3.1). Tutkimusongelmiin liittyen tutkielmassa selvitettiin ensin kirjallisuuden avulla toiminnan kuvaamisen pe-rusteita ja tarkoitusperiä, toiminta-arkkitehtuurin sekä liiketoimintaprosessien hallinnan teoreettista taustaa ja lainsäädännön nykytilaa, sekä sen taustaa jul-kishallinnollisessa organisaatiossa. Lisäksi kirjallisuudesta löydettiin prosessien kuvaamisessa esiintyneitä, ja jo tunnistettuja haasteita. Tämän jälkeen empiirisessä osuudessa suoritettiin seitsemän asiantuntijahaastattelua. Tuloksissa havaittiin useita yhtymäkohtia kirjallisuudessa aiemmin tunnistettuihin haasteisiin, ja toisaalta myös merkkejä osin lainsäädännön aiheuttamista haasteista.

This thesis concentrates on enterprise modelling from public sector perspective. More specifically, the possibilities and challenges of process modelling, which can be seen to link closely to the field of business architecture. The purpose of this research was to get insight on the challenges and problems which public sector organization has been or believes to be facing in the future when model-ling their operation as processes. In addition to the aforementioned purpose, also the possibilities that a public sector has been pursuing with modelling were taken into investigation. Public sector perspective on this matter was important for several reasons. First, the literature has concluded enterprise modelling to be of great importance. Second, Finnish legislation governs public organisations to model their operation as a part of enterprise architecture and information sys-tem interoperability. Third, no major research on process modelling challenges in public sector has been conducted, at least according to brief search on e-Gov Reference Library (more in chapter 3.1). For this thesis a literature review was made to examine the premises of process modelling, theoretical background of business architecture and business process management. Also, the (Finnish) leg-islation affecting the public organisations on this matter was investigated. In addition to all previous, challenges already identified in the literature were be-ing researched. In the empirical part of the thesis, seven expert interviews were conducted. The experts interviewed were currently working in either public sec-tor organisations or in organisations which produce modelling tools or systems. The different backgrounds were chosen to implement the triangulation of data to gain more insight on the matter and to better the validity of the research. It was noted that the challenges observed were not much different compared to the ones found in the literature. Some partly legislation-based challenges could be derived.