Viestinnälliset erityispiirteet verkosto-organisaation IT-projekteissa

Abstract

Erityisesti IT-alalla suuri osa töistä toteutetaan projekteina, jotka yhä useammin ovat hajautettuja. Verkosto-organisaatioissa tällaiset projektit ovat yleisiä, sillä usein projektin jäsenet eivät edusta samaa organisaatiota tai sijaitse maantieteellisesti samassa paikassa. Erityisesti tällaisissa, erilaisiin viestintäteknologioihin vahvasti nojaavissa projekteissa, on viestintä ja sen suunnittelu merkittävässä roolissa projektin onnistumisen kannalta. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, mitä viestinnällisiä erityispiirteitä liittyy verkostomallilla toimivan organisaation IT-projekteihin ja mitkä seikat vaikuttavat viestintävälineiden valintaan tällaisissa projekteissa. Tutkimusmenetelmänä käytetään kirjallisuuskatsausta teoreettiseen tarkasteluun sekä teemahaastattelua tutkimuksen empiiriseen osuuteen. Tutkimuksen tulokset antavat käsityksen siitä, miten verkosto-organisaation IT-projektit eroavat viestinnällisesti perinteisen organisaation IT-projekteista ja miten tällaisten projektien viestintää tulisi suunnitella ja hallinnoida. Tutkimustuloksina todetaan, että verkosto-organisaation IT-projektien ollessa useimmiten hajautettuja, on myös projektiympäristö moninainen, kun sen jäsenet ovat eri organisaatioista ja liiketoimintayksiköistä, taustoiltaan ja kulttuureiltaan erilaisia. Tällöin korostuvat myös eriävät viestintätottumukset ja –tyylit. Tämän kaltaisissa projekteissa viestintää on vaikeampi hallinnoida, ja sen suunnittelu on haastavampaa kun huomioon täytyy ottaa useamman kun yhden organisaation työntekijät ja toimintatavat. Viestintävälineiden valintaan havaittiin vaikuttavan sekä välineiden ominaisuudet että projektin ympäristö. Viestintävälineen ilmaisuvoimaisuus vaikuttaa siltä osin, kuinka hyvä on välittömän palautteen anto eli se, kuinka nopeasti ja monipuolisesti viestiin pystytään reagoimaan. Muiksi valintaan vaikuttaviksi tekijöiksi löydettiin välineiden helppokäyttöisyys ja saavutettavuus, sekä informaation kiireellisyys ja teknologian saatavuus.

Communication characteristics in network organization’s IT projects. Especially in the field of IT, work is done in projects, and more and more the projects are executed in virtual teams. Virtual teams are common in network organizations, when the team members don’t necessarily represent the same organization or work in the same location. Especially in this kind of projects that leans strongly on communication technology, the significance of communication and its planning plays huge role when thinking the project success. The aim of this thesis is to examine the characteristics in network organization’s IT projects and the actors which influences on the selection process of information technology in these projects. Research methods used in this thesis are literature review to a theoretical examination and theme interviews to an empirical investigation. The results give an insight of how the IT projects of network organization differ from the IT projects of traditional organization when thinking especially the communication and how to plan and manage it. The results show that because IT projects of network organizations are mostly done in virtual teams, is the environment of the project diverse, because the members of it are from different organizations and business units. Likewise the members differ from their backgrounds and cultures. In which case dissenting communication routines and styles are emphasized. In such projects the communication is harder to manage and the planning is more challenging because the routines from more than one organization have to be considered. The selection of communication tools noticed to be influenced by both the environment of the project and the features of communication tools. The richness of communication tool effects on the part of how fast and easily one can give feedback which means how fast and diverse the reacting can be. Other factors infecting on the selection of communication tools are ease of use, accessibility, urgency of information and availability of technology.