The use of communication accommodation strategies in a work group : a case study of four meetings

Abstract

Tutkimus toteutettiin vuonna 2012 yhteistyössä suomalaisen yrityksen kanssa, joka toimii kansainvälisillä markkinoilla ja työllistää kulttuurillisesti diversiteetin henkilöstön. Tutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää kuinka kulttuurillisesti diversiteetin työryhmän jäsenet soveltavat viestinnän mukauttamisen strategioita ja niiden vaikutusta ryhmäjäsenyyteen. Tutkimus pyrkii myös syventämään ymmärrystä miten ja milloin konvergenssi ja divergenssi ilmenevät.

Aineisto kerättiin havainnoimalla työryhmää sen luonnollisessa ympäristössä. Kerätty aineisto koostuu neljästä videokuvatusta palaverista, jotka muodostavat litteroituna yhteensä 89 sivua tekstiä. Tutkimusmetodiksi valittiin laadullinen sisällönanalyysi.

Tutkimuksen tuloksien perusteella näyttää siltä, että työryhmä sovelsi yhtäaikaisesti molempia mukauttamisen strategioita, konvergenssia sekä divergenssiä. Tulokset myös osoittavat, että viestinnän mukauttamisen strategioiden ilmenemisen ja ryhmäjäsenyyden välillä on vahva yhteys. Lisäksi tulokset osoittavat, että mahdollisten kulttuurillisten yleistysten luonne on toista osapuolta vähättelevä ja teknologiavälitteisen viestinnän häiriöt voivat johtaa viestinnän mukauttamisen strategioiden ilmenemiseen. Erityisesti etätyöntekijät voidaan nähdä jäävän helposti ulkoryhmään ja läsnäolevien työntekijöiden muodostavan sisäryhmän jos viestintään käytetyssä työkalussa ilmenee toimintahäiriöitä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että viestinnän mukauttamisen strategioiden ilmenemistä tulisi tutkia lisää. Työryhmien tulisi kiinnittää enemmän huomiota ryhmäkoheesiota ylläpitäviin asioihin, kulttuurillisten eroavaisuuksien syvempään ymmärtämiseen sekä toimintamallien kehittämiseen, jotka minimoisivat mahdollisien teknologisten häiriöiden aiheuttamat vaikutukset viestintään.

This case study was conducted in cooperation with a small Finnish company in 2012 that operated on international markets and employed a culturally diverse staff. The aim of the study was to form a deeper understanding of how members of a culturally diverse work group employ accommodative strategies and their effects on group membership. More specifically the study aimed at gaining a better understanding of how and when convergence and divergence manifest.

The data was collected through nonparticipatory observation at the work group’s natural environment. The gathered data consisted of four videotaped meetings that transcribed provided 89 pages of text. Qualitative content analysis was the chosen study method.

Based on the findings it appears that the work group applied both accommodative strategies, convergence and divergence, simultaneously. The data indicates that there is a strong connection between the use of accommodative strategies and group membership. The data also indicates that if cultural generalizations are made they usually belittle the other, and that failures in technologically-mediated communication can result in the use of accommodative strategies. Specifically, remote workers can quickly become considered as out-group members, and collocated workers as in-group members, if the tool used to communicate with malfunctions.

As a conclusion more studies focusing on the effects of accommodation strategies are needed. Work groups should pay more attention on issues benefiting its cohesiveness, gaining a deeper understanding for cultural differences, and developing procedures that minimize the effect of potential technological breakdowns on communication.