Business intelligence requirements in small sized enterprises

Abstract

Pienet ja keskisuuret yritykset keräävät nykyisin suuren määrän tietoa ja ovat kiinnostuneet Business Intelligencestä (BI), liiketoimintatiedon hallinnasta, pärjätäkseen kilpailussa liiketoimintaympäristössä. PK-yritykset ovat merkittäviä paikallisessa, kansallisessa ja jopa globaalissa mittakaavassa, sillä ne muodostavat ison osan taloudesta. Siitä huolimatta on tutkittu hyvin vähän sitä, minkälaisia vaatimuksia ja tarpeita näillä yrityksillä on BI:tä kohtaan. Tämän Pro gradu -tutkimuksen tavoitteena on selvittää näitä vaatimuksia kvalitatiivisessa tutkimuksessa teema- ja puolistrukturoidulla haastatteluilla.

Yhdistävä tekijä BI-termistössä ja näkökulmissa on, se että kaikissa määrityksissä on idea tiedon ja informaation analysoinnista. Analysoinnin pohjaksi tieto tarvitsee ensin kerätä ja säilöä systemaattisesti. BI tuo sellaisia hyötyjä kuten aika- ja kustannussäästöjä, mutta suurin osa BI:n höydyistä ovat vaikeasti mitattavia, koska ne ovat aineettomia, esimerkiksi parempia liiketoimintapäätöksiä.

PK-yritykset eivät ole pystyneet hyödyntämään BI-työkaluja seuraavista syistä: kalliit hinnat, korkeat vaatimukset IT-infrastruktuurille, työkalujen hankaluus tavallisille käyttäjille sekä epäolennaiset toiminnallisuudet. Laitteistojen hinnat ovat laskeneet ja uudet teknologiat, kuten keskusmuistia hyödyntävä analytiikka ja pilvipalvelut, ovat tuoneet BI-työkalut pienten yritysten saataville. Pienillä yrityksillä on käytössä useita ohjelmistoja, jotka tuottavat tietoja analysoitavaksi, minkä takia heillä on tarvetta halvoille ja helppokäyttöisille BI-työkaluille.

Small and middle-sized enterprises (SME) now collect large volumes of infor-mation and are interested in business intelligence (BI) in order to be competitive. SMEs are important on local, national and even global basis as they form a major part of the economy. However, there is little research on what kind of requirements they have for BI. The aim of this master thesis is to elicit these requirements utilizing qualitative research by conducting partly theme-centered and partly a semi-structured interviews.

A common focus for all BI-related terms and perceptivities is that they all in-clude the idea of analysis of data and information. In order to do this analysis, the data needs to be gathered and stored systematically first. While business intelligence brings benefits such as time and cost savings, most of its benefits are hard to measure as they are intangible in form of better business decisions.

The following factors have kept small-sized enterprises from utilizing BI tools: high price, high requirements for a hardware infrastructure, complexity for most users and irrelevant functionality. Prices of hardware have lowered, and new technologies like In-RAM analytics and cloud-services bring BI tools in reach of small-sized enterprises. As SMEs have several IT systems in use that provide data for analyzing, they have a need for cheap and easy-to-use BI systems.