Johdon tuen merkitys toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa

Abstract

Tämä tutkielma keskittyy yrityksen johdon tuen merkitykseen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa. Toiminnanohjausjärjestelmä on suunniteltu ratkaisemaan liiketoimintaprosessien tehokkuuden ongelmakohtia. Onnistuneen käyttöönoton tulokset vaikuttavat suoraan organisaation liiketoiminnan prosesseihin, ja näkyvät yritykselle ajan ja rahan säästämisenä. Toiminnanohjausjärjestelmien huolellinen käyttöönotto on ratkaisevan tärkeää yrityksen tulevaisuuden kilpailustrategian kannalta. Ymmärtämällä mitä ratkaisuja on tehty käyttöönottoprosessin aikana ja selvittämällä mikä on mennyt pieleen antaa merkittävää ymmärrystä kriittisiä menestystekijöitä kohtaan. Kriittisiä menestystekijöitä määritellessä johdon merkitys korostuu yhä useammassa kohtaa. Johto on jatkuvasti läsnä ja ohjaamassa toimintaa. Johdon tuki, hyvä projektin johto, muutosjohtaminen, tehokas kommunikointi sekä projektin puolustus viittaavat kaikki johdon tapaan edistää onnistunutta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessia. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessi on hajautettu viiteen eri vaiheeseen: projektin valmistelu, liiketoiminnan suunnittelu, toteuttaminen, viimeinen valmistelu ja käyttöönotto ja ylläpito. Jokainen vaihe sisältää omat toimintonsa ja haasteensa, mutta tärkeintä on, että johto varmistaa yleisen hyväksynnän jokaisen vaiheen jälkeen, jotta voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Projektin johdon toiminta on kehyksenä koko projektille ja vain tämän kautta voidaan saavuttaa kokonaisvaltaisesti onnistunut käyttöönotto toiminnanohjausjärjestelmälle. Johtajuudelle syntyy erilaisia haasteita toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton eri vaiheissa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että yksi johtamistyyli ei sovi kaikkiin vaiheisiin. Yksi suurimmista syistä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton epäonnistumiseen onkin liitetty huonoon johtamiseen käyttöönottoprosessin aikana. Johdon tulee olla tietoinen, niin toiminnanohjausjärjestelmän strategisista tehtävistä, kuin muuttuvien liiketoimintaprosessien välttämättö- myydestä järjestelmän käyttöönoton kannalta. Yrityksen johdon tuella on erittäin suuri merkitys koko toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin läpi. Johdon tuki on tunnistettu yhdeksi suurimmista vaikuttavista tekijöistä onnistuneen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kannalta. Johdon merkityksen rooli on ollut jatkuvassa kasvussa ja johtopäätöksenä on, että se ei tule vähenemään tulevaisuudessakaan.

The focus of this thesis is on the significance of top management support on ERP (Enterprise Resource Planning) implementation. ERP is designed for solving problematics with business processes effectiveness. Successful ERP implementation effects straight to the organization’s business processes that can be seen as cost and time savings for the company. Considering the future of the company’s competition-strategy it is extremely important to implement ERP very carefully. The ERP implementation process is split into five phases: project preparation, business blueprint, realization, final preparation and go live and support. It is pivotal that management conduct a review at the end of each stage to make sure that everyone agrees on its outcome before moving on to the next stage. One leadership style doesn't fit with all phases. Transformational leadership fits best with the adoption phase, transactional leadership fits best with the implementation phase, and two variations of combined transformational and transactional leadership styles are most effective in the assimilation and extension phases. One of the main reasons which results as failure in the implementation of ERP is connected to the poor management involvement during the implementation process. Top management should be aware of the strategic tasks of ERP and of the variable business processes that are essential during the implementation of ERP. The significance of the top management support is greatly important during the whole ERP life cycle. Top management support is recognized as one of the biggest critical success factors related to successful implementation of ERP. In this study critical success factors focus on management support. Role of top management has been rising constantly and the conclusion is that it will not diminish in the future.