Managing Business Intelligence Transition: Support and User Acceptance in Data Analytics Adoption

Abstract

The emergence of big data analytics has been apparent for a while now. Data quantities get bigger, and machines get smarter by the day, enabling new methods of analysis and insight. Organizations are required to harness these data capabilities to stay competitive in a rapidly evolving environment, which has led to organizations treating data as an organizational asset. This has led to the rise of cloud-based massive data storing capabilities and modern business intelligence (BI) tools, that deliver insights to business users in real time. However, replacing the old reporting systems with modern BI solutions can be a lengthy and complex process, requiring understanding of technical, business, and organisational aspects. Organizational change is typically slow, difficult, and expensive of nature, requiring careful planning, communication, and time to succeed. When it comes to the process of renewing or implementing analyt-ics and BI, assuring the onboarding of end-users is exceptionally important, as the value gained from BI systems is dependent on insights and decision making made by the users. If the end-users do not accept the system or are not sup-ported throughout the implementation, shortcomings are bound to occur.

To limit resistance and help the implementation in such initiatives of change, this thesis aims to review factors affecting the acceptance and utilization of business intelligence tools as well as means for organizations to support their end-user through-out the project. In addition, means of managing organizational change are explored and reflected to the context of BI implementations. The thesis is done in cooperation with the largest department store chain in Fin-land Sokos, where an ongoing legacy reporting system ramp down and BI tool implementation is in progress. Business users were interviewed to better understand the current state of analytics & BI in the chain, and to identify various enabling and limiting factors related to the implementation. Themes like sufficient communication, end-users training, and data quality of the will be in the spotlight of the project as the end-goal of BI is to have a user who can drive the right conclusions in a timely manner, from valid data which is easy for them to access.

Datan ja analytiikan kehityksen ei pitäisi tässä vaiheessa olla kenellekään yllätys. Valtavat datamassat ja koneiden muuttuessa alati älykkäämmäksi analytii-kan ja datan kultakausi tuntuu vain jatkuvan entisestään. Yritykset ovat alati etsimässä uusia keinoja datan hyödyntämiseen, mikä on johtanut datan luon-teen muutokseen. Modernissa liiketoimintaympäristössä data on organisaatioiden arvokkain materiaaliton pääoma, jota pyritään johtamaan ja hallitsemaan parhaimman mukaan. Datavetoisuus on monille yrityksille arkipäivää ja eri tason käyttäjät hyödyntävät dataa arjen työtehtävissään. Tämä datan kultakausi on myös johtanut suureen määrään tietovarasto- ja analytiikkahankkeita, jossa vanhoja kyvykkyyksiä pyritään uusimaan ja kehittämään. Kyseiset hankkeet eivät kuittenkaan aina ole helppoja, sillä ne vaativat monipuolista ymmär-rystä teknologiasta, liiketoiminnasta ja ihmisistä. Uusien analytiikkaratkaisujen käyttöönotto vaikuttaa työntekijöiden päivittäisiin toimintatapoihin, jossa muutos ei aina ole tervetullutta. Muutos ja sen hallinta on perinteisesti ollut pitkä, raskas ja kallis prosessi, mikä pätee myös datauudistuksiin. Muutoksen hallinnan ja uusien järjestelmien hyväksymisen rooli korostuu entisestään, sillä loppupeleissä analytiikkatyökalut eivät ole minkään arvoisia, jos loppukäyttä-jät eivät hyödynnä niiden tarjoamaa dataa päätöksenteossaan

Tämän pro gradu tutkielman tavoitteena on kartoittaa tekijöitä, jotka vai-kuttavat loppukäyttäjien asenteisiin ja järjestelmien hyväksymiseen osana BI-työkalujen käyttöottoja. Tutkielmassa pyritään myös tunnistamaan keinoja, joilla loppukäyttäjiä voidaan tukea osana analytiikkamuutosta ja uusien työkalujen käyttöönottoa. Tämän lisäksi tutustun muutoksen hallinnan perusperiaat-teisiin ja peilaan niitä analytiikkakontekstiin. Tutkielma on tehty yhteistyössä Suomen suurimman tavarataloketju Sokoksen kanssa, jossa on käynnissä legacy-raportoinnin alasajo hanke, sekä korvaavan modernin raportoinnin käyt-töönotto. Tutkimuksessa haastateltiin järjestelmien käyttäjiä analytiikan nykytilan kartoittamiseksi, sekä uuden järjestelmän käyttöä rajaavien tekijöiden tunnistamiseksi. Lisäksi haastateltavat tunnistivat käyttöönottoa tukevia tekijöitä ja kanavia, joita pyritään kategorisoimaan käyttöönoton helpottamiseksi. Datan laatu, riittävä viestintä, sekä loppukäyttäjien koulutus ovat hankkeen keskiössä, jotta uuden BI työkalun käyttöönotto etenee ja vanhan raportoinnin valoja voidaan alkaa pikkuhiljaa sammuttamaan.