Jatkuvuuden hallinnan kehittäminen : pienten yritysten näkökulma ja pilvipalveluiden erityispiirteet

Abstract

Jatkuvuuden hallinta ja varautuminen ovat nousseet yhteiskunnalliseen keskusteluun viime vuosina. Aiheen ajankohtaisuudesta huolimatta jatkuvuuden hallintaa on tutkittu vain vähän pienten yritysten näkökulmasta. Samanaikaisesti pienet yritykset hyödyntävät keskeisissä liiketoiminnoissaan yhä enemmän pilvipalveluita, joten niiden jatkuvuuden hallinnan erityispiirteitä tulisi tutkia tarkemmin. Tämä tutkielma pyrkii täyttämään edellä mainittuja tutkimusaukkoja. Tutkielmassa selvitettiin kirjallisuuskatsauksen ja empiirisen tutkimuksen avulla pienten suomalaisyritysten jatkuvuuden hallinnan tilaa ja haasteita. Lisäksi tutkielmassa kartoitettiin pilvipalveluihin liittyvää jatkuvuussuunnittelua kyseisissä yrityksissä, sekä selvitettiin millaisia asioita yritykset arvostavat pilvipalveluita koskevassa jatkuvuussuunnitelmassa. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että jatkuvuuden hallinta ymmärretään pienyrityksissä monin eri tavoin ja siihen liittyviä toimia toteutetaan vaihtelevasti. Jatkuvuuden hallinta on pienissä yrityksissä keskittynyt fyysisen omaisuuden suojaamiseen ja henkilöstöriskeihin varautumiseen. Jatkuvuuden suunnittelu on pääosin sanallista ja intuitioon perustuvaa toimintaa: systemaattista riskien kartoittamista ja jatkuvuuden säännöllistä tarkastelua toteutetaan pienissä yrityksissä harvoin. Nykyiset ohjeet ja standardit koetaan pienille yrityksille soveltumattomiksi, eikä niitä siksi ollut hyödynnetty jatkuvuuden hallinnan toteuttamisessa. Lisäksi tutkielmassa selvisi, että digitaaliseen omaisuuteen tai työkaluihin kohdistuvia riskejä ei osata pienissä yrityksissä arvioida tai ottaa huomioon: esimerkiksi pilvipohjaiset IT-ratkaisut koetaan pääosin pelkästään jatkuvuutta parantavina tekijöinä, ilman että niiden jatkuvuusvaikutuksia on arvioitu. Edelleen tutkimuksessa havaittiin, että pienissä yrityksissä ei ole ammattitaitoa arvioida pilvipalveluihin liittyvän jatkuvuuden hallinnan riittävää tasoa, ja resurssien vähäisyyden takia aihetta ei ole voitu kattavasti käsitellä. Pienet yritykset arvostaisivatkin tutkimuksen mukaan helppokäyttöistä, opastavaa mallia pilvipalveluiden jatkuvuuden hallinnan toteuttamiseen. Mallin tulisi olla lisäksi päivittyvä ja helposti saatavilla uudelleen tarkastelua varten.

Business continuity management and organizational resilience have become topics of social discussion in recent years. Despite the topicality of the topic, continuity management has been studied only to a limited extent from the perspective of small businesses. At the same time, small businesses are increasingly utilizing cloud services as part of their core business processes, so the specific characteristics of their business continuity management should be studied more closely. This thesis aims to fill these research gaps. This study investigated the state and challenges of business continuity management in small Finnish companies through a literature review and empirical research. In addition, the study mapped out business continuity planning related to cloud services in these companies and identified what companies value in a continuity plan for cloud services. The results of the study show that business continuity management is understood in small businesses in many ways and actions related to it are implemented variably. Business continuity management in small businesses is focused on protecting physical assets and preparing for personnel risks. Business continuity planning is mainly verbal and intuition-based: systematic risk mapping and regular continuity review are rarely carried out in small businesses. In addition, the study found that small businesses do not know how to assess or consider risks related to digital assets or tools, and cloud-based IT solutions are mainly perceived as factors that improve business continuity without assessing their negative continuity effects. Additionally, the research found that small companies lack the expertise to assess the adequacy of continuity management related to cloud services, and due to limited resources, the topic has not been comprehensively addressed. Based on the results of the study, small businesses would appreciate an easy-to-use, instructive model for implementing cloud service continuity management. The model should also be up-to-date and easily available for re-evaluation.