Tavoitteena onnistunut julkinen tietojärjestelmähankinta

Abstract

Jokaisen julkisen tietojärjestelmähankinnan tavoitteena on hankinnassa onnistuminen, mutta kyseisen tavoitteen saavuttaminen on haasteellista tietojärjestelmän kompleksisen ominaispiirteen ja hankintalainsäädännön rajoitteiden vuoksi. Julkisiin tietojärjestelmähankintoihin käytetään vuosittain huomattava määrä julkisia varoja ja epäonnistuneisiin hankintoihin liittyvän julkisen keskustelun perusteella keinoja niiden onnistumiseen tulisi löytää. Tästä huolimatta julkisia tietojärjestelmähankintoja on kuitenkin tutkittu vähän ja vain yksittäiset tutkimukset tarkastelevat aihetta kokonaisvaltaisesti. Tämä pro gradu -tutkimus täyttää kyseistä tutkimusaukkoa ja sen tarkoituksena on selvittää miten julkisten tietojärjestelmähankintojen onnistumisen mahdollisuuksia voidaan parantaa. Tutkimusaiheen tarkastelu tehdään pääsääntöisesti hankintayksikön näkökulmasta ja se aloitetaan onnistuneen julkisen hankinnan määritelmän tarkastelulla. Tämän jälkeen tutkimuksessa kartoitetaan onnistumiseen myötävaikuttavia tekijöitä, haasteita ja sitä, miten näitä haasteita voidaan ennaltaehkäistä tai niiden ei-toivottuja vaikutuksia pienentää. Tutkimuksen empiirinen osuus toteutettiin laadullisena haastattelututkimuksena ja haastattelut teemoitettuna asiantuntijahaastatteluna. Tutkimuksen empiirisen osuuden teoreettisena taustana on julkista tietojärjestelmähankintaa sekä -kehitystä tarkasteleva kirjallisuuskatsaus ja myös tutkimuksen teoreettinen viitekehys muodostettiin tutkimuksen taustakirjallisuuden perusteella. Tutkimustuloksena muodostettiin ehdotelma yleisestä julkisen tietojärjestelmähankinnan määritelmästä sekä tunnistettiin hankintojen onnistumista edistäviä tekijöitä, haasteita sekä keinoja haasteiden ei-toivottujen vaikutusten minimoimiseksi. Osa näistä tutkimuslöydöksistä oli uusia ja kaikkiin tutkimuskysymyksiin vastat-tiin. Tutkimustulokset osoittavat, että tietojärjestelmähankinnalle tulee asettaa tavoitteet tapauskohtaisesti ja tärkeimmät onnistumista edistävät tekijät ovat sekä hankintayksikön että toimittajan kyvykkyys ja osaaminen, laadukas tarjouspyyntö, vuoropuhelu hankintayksikön ja toimittajien välillä hankinnan ensimmäisistä vaiheista alkaen sekä hankinnan koko elinkaaren aikainen seuranta ja poikkeamiin reagointi.

Successful procurement is the target of all public procurements of information system. However, achieving this target is demanding because of the complexity of the information system and the restrictions of the procurement legislation. The amount of public funds spent yearly on the public procurements of the information system is remarkable. On the basis of the public discussion concerning the unsuccessful acquisitions, measures for successful procurement should be found. Despite of this, the public procurement of IS has not been a common research subject and this theme has been comprehensively examined in some separate studies only. This master´s thesis fulfills the research gap and the target of this study is to find out how the possibilities for succeeding in public procurements of information system can be enhanced. The research subject is mainly focusing on the contracting entity perspective and it starts with examining the definition of successful public procurement. Then the study examines the factors contributing to a successful procurement process, the challenges and how these challenges could be prevented or how the unwanted effects of the challenges could be reduced. The empirical part of the study was carried out as a qualitative interview study and the interviews were conducted as thematic expert interviews. The theoretical background of the empirical study comprises a literature review of the public procurement of the information system and its development, and also the theoretical framework was compiled on the basis of the background literature of the study. The research results comprise a proposal for the common definition of public procurement of information system as well as identification of factors contributing to successful acquisitions, the challenges and measures for minimizing the unwanted effects of the challenges. Some of these foundings were new and all questions of the study were answered. The results of the study show that targets must be set to IS acquisition on a case-by-case basis and the most significant factors contributing to a successful procurement process are both the capability and knowhow of the contracting entity and the supplier, a detailed invitation to tender, dialogue between the contracting entity and the supplier right from the first phases of the procurement process and follow-up on the entire lifecycle of the procurement and responsing to deviations.