Myyntiprosessin vaikutus toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumiseen

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmä on tietojärjestelmä, joka yhdistää yrityksen eri liiketoimintaprosessit yhteen käyttöliittymään ja tietokantaan. Ne ovat keskeinen osa yritysten liiketoimintaa, mutta valitettavan usein toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprosessit epäonnistuvat. Käyttöönoton aikataulu venyy, budjetti ylittyy, järjestelmä ei vastaa asiakkaan tarpeita tai aikaansaa toivottuja hyötyjä. Tässä pro gradu – tutkielmassa tutkitaan myyntiprosessin vaikutusta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumiseen, ja se tehtiin yhteistyössä suomalaisen ohjelmistoyrityksen kanssa. Tutkimuksessa pyritään vastaamaan tutkimuskysymykseen ”Miten myyntiprosessi vaikuttaa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumiseen?”. Tutkimus koostuu kirjallisuuskatsauksesta ja empiirisestä osuudesta, joka toteutettiin määrällisenä tutkimuksena. Kirjallisuuskatsauksessa määritellään toiminnanohjausjärjestelmä ja käydään läpi sen historiaa, käyttöönottoprosessia ja B2B-myyntiprosessia. Tämän lisäksi kuvataan yhteistyöyrityksen prosessit myynnin ja käyttöönoton osalta. Empiirisessä osuudessa tutkittavia projekteja oli yhteensä 24 kappaletta, ja aineistoja oli kaksi: myyntiprosessin merkinnät sekä asiakasyrityksille tehdyn käyttöönoton kyselyn vastaukset. Myyntiprosessin vaikutuksia toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessiin ei ole tutkittu aikaisemmin, joten tutkimuksen tavoitteena on tuottaa käytännönläheistä tietoa yhteistyöyrityksen arkisen toiminnan kehittämiseen, sekä luoda suuntaa tulevaisuuden tieteelliselle tutkimukselle. Aikaisempi tutkimus toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprosesseista keskittyy pääasiassa isompiin yrityksiin, tämän tutkimuksen keskittyessä talotekniikan ja rakentamisen toimialan pieniin yrityksiin. Tutkimustulokset osoittavat, että ensimmäisen yhteydenoton tekijällä ei ollut vaikutusta käyttöönottoprosessin onnistumiseen. Sen lisäksi tutkimuksessa havaittiin, että yli yhden tapaamisen myyntiprosessien jälkeen asiakkaat olivat tyytyväisiä käyttöönottoprosessiin. Kaiken kaikkiaan viestinnän merkitys korostui prosessin eri vaiheissa, sekä myynti- että käyttöönottoprosessin osalta.

ERP (Enterprise Resource Planning) software is information system, which integrates the company’s various business processes into a single interface and database. They are a key part of a company’s business, but unfortunately often ERP implementation processes fail. The implementation process’ schedule and budget are exceeded and the system does not answer customer needs or provide desired benefits. This master 's thesis examines the impact of the sales process on the success of the ERP system implementation process, and it was done in cooperation with a Finnish software company. The study aims to answer the research question “How does the sales process affect the success of the ERP system implementation process?”. The study includes a literature review and an empirical section that was conducted as a quantitative study. The literature review defines the ERP system and reviews its history, implementation process, and B2B sales process. In addition to previous, the partner company's processes for sales and implementation are described. In the empirical part, there were a total of 24 projects to be studied, and there were two materials: entries in the sales process and the answers to the implementation survey for customer companies. The effects of the sales process on the ERP implementation process have not been studied before, so the aim of the study is to produce practical information for the development of the day-to-day operations of the partner company, and to create direction for future scientific research. Previous research on ERP implementation processes focuses mainly on larger companies, but this research is focusing on small companies in the building and construction industries. The results of the study show that the maker of the first contact had no effect on the success of the deployment process. In addition to that, the study found that after more than one appointment sales processes, customers were satisfied with the implementation process. Overall, the importance of communication was emphasized at different stages of the process, both in the sales and implementation process.