Pk-yrityksen ensimmäisen toiminnanohjausjärjestelmän valinta : muistilista onnistuneen järjestelmävalinnan tueksi

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on integroitu ja usein modulaarinen järjestelmäkokonaisuus, jolla säilötään, käsitellään ja jalostetaan yrityksen liiketoimintadataa muun muassa yrityksen päätöksenteon, varastonhallinnan ja kirjanpidon tueksi. Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö on yleistynyt voimakkaasti 2000-luvun aikana ja myös yhä useampi pk-yritys on alkanut käyttää niitä edullisten internetin välityksellä käytettävien SaaS-järjestelmäpakettien (eng. software-as-a-service) yleistyttyä. Tietojärjestelmätieteen tutkimus on keskittynyt vahvasti tunnistamaan kalliiden ja haastavien toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoprojektien kriittisiä menestystekijöitä, joista yksi useissa lähteissä tunnistetuista on järjestelmän yhteensopivuus asiakasyrityksen organisaation kanssa. Kuitenkin kirjallisuudessa on suhteellinen aliedustus järjestelmän valinnasta ja siihen liittyvistä valintakriteereistä erityisesti pk-yritysten viitekehyksessä. Pk-yrityksillä on taloudellisesti vähiten varaa epäonnistua, mutta niille kohdistettuja tutkimuksia järjestelmätuotteen onnistuneen valinnan tärkeimmistä tekijöistä on julkaistu verrattain vähän. Tässä tutkielmassa pyritään täyttämään tätä kuilua kirjallisuudessa ja vastaamaan tutkimuskysymykseen: ”Mitkä ovat tärkeimmät kriittiset menestystekijät ja valintakriteerit valittaessa pk-yritykselle ensimmäistä toiminnanohjausjärjestelmää?” Tutkimus toteutetaan systemaattisena kirjallisuuskatsauksena, jonka perusteella koostetaan seitsemänkohtainen muistilistalista, joka sisältää pk-yrityksen näkökulmasta onnistuneen tuotevalinnan tärkeimmät valintakriteerit ja kriittiset tekijät. Muistilista rakennetaan niin, että se huomioi mahdollisimman hyvin yleiset projektin ja tuotevalinnan onnistumisen edellytykset sekä pk-yrityksille ominaiset, suuryrityksistä poikkeavat tarpeet.

Enterprise resource planning systems (ERP) are integrated, typically modular information systems that are used to store, produce, and manipulate business data in companies. This data is used for example for decision making, inventory management, and accounting activities. The usage of ERPs has increased radically over the past 20 years and more and more small and medium enterprises (SME) are implementing these integrated ERPs to their organizations. This has been made possible by the growth of affordable software-as-a-service systems (SaaS) that are fully standardized and instantly ready to be used over internet. Most of the information systems’ research, especially in the early 2000’s, has focused on finding the critical success factors (CSF) for the expensive and challenging system implementation projects. One of the often-recognized CSFs is the compatibility and fit of the system to the organization it is implemented to. However, there is a notable gap in the literature covering the system selection criteria and selection process, especially from an SME’s point of view. Besides, SMEs are the last ones that can afford to fail the expensive implementation projects. It is therefore surprising that there are few papers discussing the most important success factors and system selection criteria, or a successful system selection in general, in the context of SMEs. Therefore, in this thesis, the gap in the ERP literature is mitigated by searching answers to a research question “What are the most important CSFs and system selection criteria when selecting the first ERP system for an SME?”. The research is conducted as a systematic literature review and. As a result, a seven-bullet checklist is formed that covers the most important factors, selection criteria, and actions for successful system selection for an SME. The checklist is formed in a way that it includes both the general implementation project principles, as well as the special characteristics and needs of SMEs.