The role of environmental aspects in Finnish Transport Agency's public procurements

Abstract

Vihreät julkiset Hankinnat (GPP, green public procurement) on prosessi, jossa julkiset yhteisöt hankkivat tuotteita, töitä ja palveluja, jotka ovat ympäristölle vähemmän haitallisia kuin muut tuotteet, työt ja palvelut. Ympäristövaatimukset esitetään tarjouspyynnössä, jossa kuvataan asiakkaan tarpeita vastaavan hankinnan ominaisuudet. Julkisten toimijoiden suurella ostovoimalla voidaan vaikuttaa siihen, minkälaisia tuotteita, töitä ja palveluita markkinoilla on kullakin hetkellä. Julkisten hankintojen suuren rahallisen arvon vuoksi julkisilla hankinnoilla voi olla strateginen rooli yhteiskunnassa kestävää kehitystä edistävänä työkaluna. Liikennevirasto on hankintaviranomainen, joka ylläpitää ja kehittää julkisia teitä, rautateitä ja vesistöjen kulkuväyliä Suomessa. Liikennevirasto hankkii suurimman osan julkisten tehtäviensä suorittamiseen tarvittavista tuotteista ja palveluista ulkopuolisilta palveluntarjoajilta. Hankintojen kokonaismäärä on arviolta noin 1/5 kaikista Suomen infrastruktuurihankinnoista. Hankintojen suuren rahallisen arvon vuoksi Liikenneviraston hankinnoilla voidaan vaikuttaa ympäristön tilaan Suomessa. Tämä kvalitatiivinen tutkimus kuvaa ympäristönäkökulmien roolia Liikenneviraston julkisissa hankinnoissa. Tulokset perustuvat Liikenneviraston hankintadokumenteista (ohjeet ja mallipohjat) ja asiantuntijahaastatteluista kesällä 2018 kerättyihin tietoihin. Liikenneviraston viranomaiset noudattavat hankinnoissaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntö ja organisaation sisäisiä ohjeita. Hankintadokumenttien sisällön analyysin perusteella hankintojen ympäristövaatimukset esitetään joko vapaaehtoisina suosituksina tai pakollisina velvoitteina. Näistä pakolliset velvoitteet perustuvat pääasiassa nykyiseen ympäristölainsäädäntöön. Liikenneviraston hankintaprosessin perusrakenne on "suunnittele, kilpailuta ja toteuta". Kaikki nämä vaiheet voivat sisältää ympäristönäkökulmia joko suoraan tai välillisesti muiden hankintaa koskevien vaatimusten kautta kautta. Yhteistyö, positiiviset aikaisemmat kokemukset ja hankkijan asiantuntemus ohjaavat Liikennviraston viranomaisia ottamaan huomioon ympäristönäkökulmat hankinnoissaan. Käsitteen (ympäristö) abstrakti luonne, resurssien puute ja ympäristöystävällisempien vaihtoehtojen oletetut kustannukset haittaavat ympäristönäkökohtien huomioon ottamista hankinnoissa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että palveluntarjoajilta tai toimittajilta ei vaadita ympäristönäkökulmien huomioimista heiltä hankittavissa tuotteissa, töissä tai palveluissa.

Green Public Procurement (GPP) is a process where public entities procure products, works and services that have lower environmental impact than their traditional counterparts. Environmental sustainability characteristics are presented in an invitation to tender that describes client’s needs and demands concerning certain acquisition. The true value of GPP stems from public authorities’ role as a major consumer. Due to the great purchasing power that public entities hold, public procurements can have a strategic role in the society and enhance sustainable development. Finnish Transport Agency (FTA) is a procuring authority that maintains and develops public roads, rail- and waterways in Finland. FTA procures most of the products and services required to fulfil their public responsibilities. The total volume of their procurements amounts to 1/5 of the infrastructure procurements in Finland. Due to the great monetary value of procurements, FTA has the possibility to enhance environmental sustainability in Finland. This qualitative sstudy creates a general view on what is the current status environmental issues in FTA's procurements. The findings are based on data collected from FTA´s procurement documents (instructions and model templates) and from expert interviews during 2018. FTA’s authorities fulfil procurements in a way that the process is compliant with the procurement legislation and FTA’s internal instructions. Based on the content analysis of procurement documents, environmental criteria are presented either as voluntary recommendations or as mandatory obligations for FTA’s service providers. These mandatory obligations are mainly based on the current environmental legislation. The basic structure of FTA’s procurement process is “planning, tendering and execution”. All these stages can include environmental sustainability aspects either directly or indirectly through other aspects. Collaboration, good experience and procurer’s expertise steer FTA’s procurers into considering environmental sustainability in their procurements. Ambiguity of the concept (environment), lack of resources and perceived cost of environmentally friendlier options hinder considering environmental aspects in procurements. In practice this means that environmental sustainability actions are not demanded from service providers or suppliers.