Toiminnan kehittäminen pienyrityksessä liiketoimintaprosessien uudelleensuunnitelun avulla

Abstract

Liiketoimintaprosessien hallinnassa yhdistyy liiketoiminnan kehittäminen informaatioteknologiselta ja kauppatieteelliseltä näkökannalta. Nykyään suuri osa yrityksistä toimii yritysjärjestelmien ympärillä ja pienissä kasvavissa yrityksissä liiketoiminta voi muuttua merkittävästi lyhyellä aikavälillä. Hyvä yritysarkkitehtuuri ja liiketoimintaprosessien hallinta voi olla kilpailuetu yritykselle. Tutkimuksessa sovellettiin prosessityön teorioita käytännössä ja tarkasteltiin käytetyn toimintatavan suositeltavuutta tutkimustapausta vastaavassa liiketoimintaympäristössä. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa uudelleen suunniteltiin kohdeyrityksessä ongelmalliseksi löydetty liiketoimintaprosessi. Liiketoimintaprosessien malleja käytettiin päätöksenteossa, liiketoimintaprosessien jalkauttamisessa, sekä henkilöstön kouluttamisessa. Seuraamalla aiempien tutkimusten parhaita käytäntöjä tutkimuksessa onnistuttiin parantamaan kohteena ollutta liiketoimintaprosessia. Liiketoimintaprosessissa otettiin käyttöön yritysjärjestelmästä uusi ominaisuus, jota kustomoitiin palvelemaan paremmin yrityksen liiketoimintaprosessin tarpeita. Näin liiketoimintaprosessista pystyttiin karsimaan turhia välivaiheita, jotka eivät tuottaneet lisäarvoa prosessille. Tulosten arvioinnissa todettiin liiketoimintaprosessien kuvaamisen ja mallintamisen olevan suositeltavaa, kun pienyrityksessä pyritään parantamaan toimintaa. Pienyrityksessä on helpompaa saada holistinen kuva toiminnasta ja malleista saa oikeellisia. Mallit auttavat päätöksen teossa ja kommunikoinnissa, sekä toimivat hyvänä dokumentaationa jatkossa yrityksen liiketoimintaprosessien hallinnassa, toiminnan ja yritysarkkitehtuurin kehittämisessä. Tutkimuksessa tutkija tunsi yrityksen liiketoiminnan hyvin kokonaisvaltaisesti ja tutkimus rajautui vain yhteen kohdeyritykseen, joten tulokset sellaisenaan ei ole suoranaisesti yleistettävissä. Mallinnusten laatu riippuu paljon mallintajan taidoista ja kuinka hyvin hän tuntee liiketoiminnan ja organisaation. Jatkotutkimuksessa olisi mielenkiintoista tarkastella saatuja tuloksia vastaavanlaisessa liiketoimintaympäristössä, mutta erilaisista tutkijan lähtökohdista. Pienille yrityksille voi käytännössä tulla haasteelliseksi hankkia osaavia ihmisiä ja resursseja tällaisen prosessityön toteuttamiseen.

Business process management combines business development from the viewpoint of information systems research and economics. Nowadays, a majority of businesses revolve around enterprise systems and in small growing companies the conduct of business can change rapidly. Good enterprise architecture and business process management can be a competitive advantage. In this research theories of process work were applied in practice and it was reviewed how recommendable the used procedure is in same kind of business environments. In the empirical part of the research a troublesome business process was reengineered in the target company. Business process models were used in decision making, implementation of business processes and in education of the staff. Following the best practices from the earlier research the business process was improved. With the new business process a new function of the enterprise system was initialized which was also customized to suit the needs of the process. This way it was possible to eliminate irrelevant steps from the business process that did not bring value to the process. Reviewing the results, it can be said that it is recommendable to model business processes when trying to improve conduct of business in a small company. In a small company, it is easier to get a holistic view of the business and to make accurate models. Models will help in decision making and communication. These completed process models will work as a good base for further business process management and enterprise architecture work. The researcher knew the case business holistically and the research was conducted in only one case company, as a single case study. So the results are not directly generalizable. The quality of business process models is dependable on the skills of the modeler and how familiar they are with the organization and their conduct of business. In the further research, it would be interesting to review the results in similar business environments but with a modeler with a different starting point. In practice, it could be difficult for a small business to get a competent modeler and resources for such process work.