Vuorovaikutus sairaalajohtoryhmien kokouksissa

Abstract

Kokoukset lienevät yleisin työelämän vuorovaikutuskäytänne ja siten organisoinnin keskeinen areena. Kokouksista on kirjoitettu lähinnä opaskirjallisuutta ja kokouksiin keskittyvä tutkimus on lisääntynyt vasta viime vuosina. Kokousteoreettinen jäsennys on kuitenkin edelleen vähäistä. Organisaation konstituointi tapahtuu vuorovaikutusprosesseissa. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan sairaalajohtoryhmien kokousvuorovaikutusta. Johtoryhmäkokoukset ovat merkittävä osa sairaaloiden tiedonjakamis- ja johtamisjärjestelmiä, mutta sairaalaorganisaatioissa kokouksia on tutkittu vain vähän. Tämän väitöstutkimuksen tavoitteena on kuvata vuorovaikutusta ja jäsentää sen rakenteita sairaalajohtoryhmäkokouksissa ja ymmärtää näiden kokousten merkitystä johtoryhmien jäsenille sekä sairaalaorganisaatiolle. Tutkimus perustuu vuorovaikutuskäyttäytymisen analysoimiseen ja haastatteluihin. Aineistona on kymmenen videoitua johtoryhmäkokousta ja seitsemän johtoryhmäjäsenten haastattelua. Tutkimus on naturalistinen ja laadullinen, ja koostuu neljästä osatutkimuksesta, jotka ovat itsenäisiä empiirisiä tutkimusartikkeleita. Teoreettinen viitekehys tukeutuu strukturaatioteoriaan, ryhmäviestinnän bona fide -näkökulmaan ja organisaatio viestinnällisenä konstituutiona (CCO) –näkökulmaan. Tutkimustulokset osoittavat sairaalajohtoryhmäkokousten olevan vahvasti tiedonjakamiskeskeisiä ja kokousvuorovaikutuksen mukailevan organisaatiorakenteita. Tiedon jakamisen instrumentaaliset tavoitteet ovat vähäisiä. Vuorovaikutus on paljolti kahdenkeskistä puheenjohtajan ja osallistujien välillä eli ryhmätason keskustelua on melko vähän. Johtoryhmäkokousten merkitys on monisyisempi kuin pelkästään niiden tehtävätavoitteiden suorittaminen. Osallistujien näkökulmasta kokousten merkitys muodostuu myös suhdetasolla, kun organisaatiota merkityksennetään, rakennetaan kuulumisen tunnetta ja samalla määritetään omaa paikkaa osana sairaalaa. Organisaation näkökulmasta kokoukset ovat legitimoituja tiedon jakamisen väyliä, joissa ylläpidetään organisaatiota. Kokouksilla on myös omaa toimijuutta, sillä ne saavat kokousosallistujat käyttäytymään tietyllä tavalla, ja koska ne osallistuvat moniin organisaation merkittäviin prosesseihin. Kokousten toimijuutta voidaan tarkastella sekä osallistujien että organisaation näkökulmasta. Tulokset alleviivaavat luonnollisten tutkimusaineistojen käytön tärkeyttä.

Meetings are the most common formal communication practice in organizations of any kind; as such, they are the most significant occasions for organizing. It is the process of communication that organizes and thus constitutes organizations. This study focuses on communication in management group meetings in a hospital organization. Even though meetings are an important part of information and management systems in hospitals, research focusing on management groups—or any kind of administrative meetings in hospital organizations—has been scarce. The aim of this doctoral dissertation is to describe the interaction structures in hospital management group meetings and to understand the meaning of these meetings for management group members and for the hospital organization. This aim is achieved by analyzing interactions during management meetings and by interviewing participants. The dataset consists of video recordings of ten management group meetings and of interviews with seven management group members. This naturalistic and qualitative study is comprised of four empirical research articles. The theoretical framework draws from structuration theory, bona fide group perspective, and the communicative constitution of organizations (CCO) perspective. The findings show that these meetings are focused on information sharing, and that meeting interaction is not only focused on the chair but is dyadic—that is, conducted between the chair and one participant at a time. Thus, organizational structures appear to limit discussions during meetings. For the participants, meetings are about making sense of the hospital organization, positioning themselves as part of the hospital, and building a sense of belonging. For the hospital, meetings are legitimized arenas for sharing important information from the viewpoint of the hospital administration. These meetings carry nonhuman agency because they make the participants act in certain ways and because they make a significant difference in relation to many key organizational processes. These findings emphasize the importance of research focusing on naturalistic data.