Nykypäivän haasteet pienten ja keskisuurten yritysten tiedonhallinnalle

Abstract

Tämä tutkielma on kirjallisuuskatsaus pienten ja keskisuurten yritysten tiedonhallinnan ominaispiirteisiin sekä haasteisiin nykypäivänä tämän kokoluokan yrityksissä. Tutkielmassa esitellään myös Euroopan Unionin tietosuojauudistuksen perusajatus sekä pohditaan sen asettamia vaatimuksia tiedonhallinnalle. Digitalisaatio ja jatkuvasti muuttuva toimintaympäristö haastavat pieniä ja keskisuuria yrityksiä omaksumaan uutta teknologiaa ja kehittämään vanhoja toimintatapoja. Tämä tuottaa ongelmia niille, joilla teknologista osaamista ei juuri ole. Useat ohjelmistot on kehitetty isojen organisaatioiden tarpeisiin, jolloin pienempien toimijoiden on vaikea ottaa niitä käyttöön sellaisenaan. Toisaalta on myös havaittu, että pienten organisaatioiden rakenne voi mahdollistaa omien toimintatapojen muuttamisen toimintaympäristöön sopivaksi. Pienten ja keskisuurten yritysten keskuudessa pelkästään taloudellisten resurssien niukkuus ei selitä tietohallinnon ja tiedonhallinnan haasteellisuutta. Muun muassa koulutuksen taso, teknologiasta saatavien hyötyjen tiedostaminen sekä etenkin mikroyritysten keskuudessa ajan puute vaikuttavat tietohallinnon ja tiedonhallinnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Euroopan Unionin keväällä 2018 voimaan astuva tietosuojauudistus tulee muuttamaan tietojenkäsittelyä koko unionin alueella velvoittamalla kaikkia jäsenvaltioita noudattamaan siinä määritettyjä kohtia. Tietosuojauudistus tulee yhdenmukaistamaan eri valtioiden välistä lainsäädäntöä henkilötietojen osalta, mutta näiden vaatimusten toteuttaminen tulee olemaan suuri haaste kaikille organisaatioille.

This thesis is a literature review to information management and its changellenges for small and medium-sized companies nowadays. The thesis also introduces the new general data protection regulation by European Union and reflects its requirements for data governance. Digitalization and changing environment challenge organizations to adopt new technologies and new practices. This creates problems for companies with limited technological skills. Most of the software used in companies are developed for large companies making it difficult for smaller companies to deploy them as they are. On the other hand, it has also been found that the structure of small organizations can make it possible to adapt their own practices to the operating environment. The lack of financial resources is not enough to explain the challenges of information management and data governance in this context. Among other things, the lack of education, the awareness of the benefits and especially lack of time in the micro enterprises affect planning and implementation of information management and data governance. The general data protection regulation by European Union which enters into force in the spring of 2018 is intended to transform data processing throughout the Union by binding member countries to respect the mutilated points. The regulation should harmonize cross-border legislation with regard to personal data, but the implementation of the regulation will be a major challenge for all organizations.