Projektinhallinnan tukeminen ja kehittäminen asiantuntijaorganisaatiossa

Abstract

Nykypäivän moniulotteisemmat ja hajanaiset projektikokonaisuudet vaativat projekteilta ja projektinhallinnalta yhä enemmän. Pärjätäkseen kilpailukykyise- nä yritysten tulee pyrkiä vähentämään projektiin käytettyjä resursseja. Tämä mahdollistaa yritykselle nopeamman tuotteiden myynnin sekä kilpailijoihin nähden kustannustehokkaamman hinnoittelun. Tämä asettaa vaatimuksia myös projektinhallintajärjestelmälle ja sen tarjoamalle tuelle, jotta projektit oli- sivat liiketoiminnallisesti kannattavia ja projekteissa saavutettaisiin niille asete- tut tavoitteet. Tässä pro gradu –tutkielmassa tutkitaan mistä osa-alueista pro- jektinhallinnan tuki muodostuu ja mitkä ovat näiden osa-alueiden kriittisiä me- nestystekijöitä ja haasteita. Lisäksi tutkimus tarkastelee projektinhallintajärjes- telmän tarjoamaa tukea eri projektinhallinnan osa-alueissa sekä mitä asioita tulee ottaa huomioon projektinhallinnan kehittämisessä. Tutkimuksen näkö- kulma on rajattu tarkastelemaan asiantuntijaorganisaatioita. Tutkimus toteutet- tiin kirjallisuuskatsauksena sekä kvalitatiivisena empiirisenä tutkimuksena teemahaastattelujen avulla. Teemahaastattelujen runko muodostui kirjallisuus- katsauksen pohjalta tunnistetuista teemoista, joiden kautta haastateltavat saivat lähestyä aiheita omien kokemuksiensa ja näkemyksiensä pohjalta. Tuloksissa nousi esiin, että projektinhallinnan tukea voidaan lähestyä projektinhallinnan tuen, viestinnän ja yhteistyön tuen, prosessien hallinnan ja tietämyksen hallin- nan tuen näkökulmasta. Näiden osa-alueiden kriittisinä menestystekijöinä näh- tiin muun muassa avoin viestintäkulttuuri, johdon ja ohjausryhmän tuki, pro- jektin onnistunut hallinta ja johtaminen, projektitiimin kompetenssi, prosessit, työkalut ja ilmapiiriin vaikuttavat tekijät. Haasteina puolestaan nousivat esille muun muassa projektitiimin sitoutuminen, hajanaiset järjestelmät, projektitii- min osaamisen taso ja epäselvät toimintamallit ja prosessit. Projektinhallintajär- jestelmän tarjoaman tuen näkökulmasta tärkeänä nähtiin muun muassa järjes- telmän tuki eri vaiheissa projektien statuksen, resurssien, kulujen, riskien ja riippuvuuksien hallintaan. Näiden lisäksi järjestelmältä odotetaan tukea resur- sointiin, laadun varmistukseen ja toiminnan tehostamiseen. Projektinhallinnan kehittämisen osalta olennaisena esiin nousi järjestelmien käytön jalkauttaminen, yhtenäisten toimintatapojen ja vastuiden määrittely, kokonaisnäkymän tarjoa- minen projekteihin sekä laadun ja kannattavuuden kehittäminen.

Nowadays projects are increasingly complex and scattered requiring more from project management. In order to maintain competitiveness, corporates need to reduce the number of resources being used in projects enabling more rapid sales and cost-effective pricing. This sets the level of the requirements high for the project management systems and for the necessary support that projects would be more profitable and would achieve their goals. The purpose of the study is to identify from which parts the project management support consists of and what are the key success factors and challenges. Additionally the study will observe what kind of support is needed from the project management sys- tems during different parts of the project management and what factors should be considered while developing project management in the specialist organiza- tions. The study was executed with a literature review and a qualitative empiri- cal study by using theme interviews. The frame used in the interviews was based on the themes that were found in the literature review. Based on the study project management support consists of project management support, communication and collaboration support, process management support and knowledge management support. As critical success factors in projects were seen open communication culture, support of the management and steering group, successful project management, the competence of a project team, pro- cesses, tools, and factors that affect atmosphere. Secondly the challenges were commitment of a project team, scattered information systems, the competence of a project team and unclear processes. From the project management system perspective it was seen that it is important that system supports project man- agement in different parts of the project e.g. management of status, resources, expenses, risks, and dependencies. Additionally, it is expected that system sup- ports resourcing, quality assurance and rationalize production. Deployment of the system usage, consistent way of working, defining the responsibilities, comprehensive view for the projects and assurance of the quality and cost- effective projects were seen as an essential part of the project management de- velopment.