Johtaminen ja tiedonhallinta toiminnanohjausjärjestelmän datamigraatiossa

Abstract

Jatkuvasti laajentuva toiminnanohjausjärjestelmien tarjonta ja kehittyneet ominaisuudet antavat syyn tutkia oman organisaation toiminnanohjausjärjestelmää. Toiminnanohjausjärjestelmä on organisaation ydin, joka käsittää kaikki organisaation toiminnot. Tästä syystä erityisesti omalle organisaatiolle on valittava hyvin sopiva ja toimiva järjestelmä ja tulee pohtia, voisiko oman nykyisen toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaa parempaan kokonaisuuteen. Pilvipohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät ja niiden hybridit ovat kustannussyistä kiinnostavia perinteiseen verrattuna. Jos organisaatio valitsee uuteen järjestelmään siirtymisen, tulee projekti ottaa yhtä vakavasti kuin alkuperäisen toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Vanha toiminnanohjausjärjestelmä on kerännyt dataa mahdollisesti useiden vuosien ajan ja tämä data on yrityksen toiminnan kannalta hyvin keskeistä. Tämä data halutaan viedä uuteen järjestelmään. Organisaation kannalta tämä projekti on samantyylinen kuin vanhan järjestelmän implementointiprojekti. Projekti alkaa hyvästä johtamisesta. Ylimmän johdon tulee ymmärtää projektin laajuus ja antaa tarpeeksi voimavaroja projektin toteuttamiseen. Projektipäälliköt, jotka johtavat datan migraatio projektia, tulee tiedostaa, mikä data organisaatiossa on tärkeää ja heillä tulee olla ainakin perustason taidot projektin teknisestä toteutuksesta. Jos organisaatiolla ei ole omaa johtajaa johtamaan projektia, tulee projektiin hankkia ulkoinen konsultti, joka ymmärtää projektin luonteen. Kun ymmärretään datamigraation projektin laajuus ja osataan asettaa oikeat henkilöt oikeisiin tehtäviin ja näiden välinen kommunikointi toimii, on mahdollista onnistua projektissa siten, että oleellinen data saadaan siirrettyä suunnitellussa aikataulussa ja oikeana uuteen järjestelmään, ja pysytään budjetin rajoissa.

Management and Data management in Enterprise Resource Planning System data migration. Enterprise Resource Planning (ERP) is the heart of the organization and it contains all the vital aspects of the organization, from accounting to customer management. That is the reason that organizations should pick an ERP that helps with their needs and evaluate if their existing ERP makes the organization’s goals possible or should they change to a better fitting one. The evergrowing variety of ERP systems triggers a final reason to evaluate organizations own ERP. For example, cloud ERP and hybrid ERP are very tempting options, given their ability to reduce the total cost of ownership. If an organization decides to change or upgrade their ERP the project should be taken as seriously as the initial implementation project. The old ERP has collected data potentially for many years and this data is very vital to organizations. Of course, you want to transfer this data to the new ERP system. Organization-wise this follows the same steps as implementation project. Every project starts from good management. Leadership must understand the scope of the project and give enough resource for managers to work with. Managers who manage the data migration project must understand what data is important to the organization and they must have at least a basic understanding how the data migration will be done in technical level. If the organization does not have a manager capable of doing it, hiring an outside consult is a must. With understanding the scope of the data migration project and having the right people in the right positions and communication working, it is possible to finish the project within a given budget.