Tietohallinnon muuttuva rooli organisaatioissa

Abstract

Tämän tutkielman tavoitteena on luoda ymmärrystä siitä, kuinka tärkeä tietohallinnon rooli on ollut eri ajanjaksoina 1980-luvulta nykypäivään. Tutkielmassa tarkastellaan jo toteutettuja tutkimuksia edellä mainitulla aikavälillä. Tutkimusten laadun ja määrän perusteella arvioidaan tietohallinnon roolia kyseisenä ajankohtana. Tutkielma suoritetaan kirjallisuuskatsauksena, joten se painottuu vahvasti olemassa olevaan lähdemateriaaliin. Tarkoituksena on luoda yleiskäsitys olemassa olevien tutkimusten perusteella siitä, kuinka tietohallinnon rooli on vuosien saatossa muuttunut. Tutkimuksen yksi painoalue on siis löytää suhteellisen selkeitä murrosvaiheita tietohallinnon roolissa. Hypoteesi on se, että tiedon määrän kasvaessa myös tietohallinnon roolin merkitys on kasvanut koko ajan. Tietohallinnon roolin muuttuessa ja tiedon määrän kasvaessa organisaatioille on yhä tärkeämpää kyetä järkevään tietohallinnon järjestämiseen. Tieto on yrityksille tärkeä resurssi ja sen tehokas hyödyntäminen vaatii tuekseen hyvin järjestetyn tietohallinnon. Tietohallinto itse tarvitsee tuekseen hyvän IT-infrastruktuurin. Tietohallinnon tulee taas tukea osaltaan yrityksen liiketoiminnan strategioita, eli olla strategisesti yhteensovitettu. Tämä kirjallisuuskatsaus pyrkii tiivistämään tietohallinnon tutkimuksiin perustuvan roolin historian neljä viimeisintä vuosikymmentä helposti ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi. Tällainen historiallisten ratkaisujen ja tilanteiden tuntemus auttaa nykypäivän organisaatioita ymmärtämään tietohallinnon historiaa ja sitä, kuinka monenlaisten eri vaiheiden kautta se on päätynyt nykyiseen tilaansa. Tarkasteltavana on myös se, kuinka hyvin tutkimusten määrä ja laatu kuvastaa todellista tilannetta aihealueen tärkeydestä. Tulee muistaa, että asiaa tarkastellaan tutkimuksen kannalta. Se ei siis suoraan kuvaa merkitystä, vaan pikemminkin tutkimuksen kiinnostusta. Keskeisimpänä tuloksena todetaan, että tutkimusten perusteella tietohallinnon rooli on noin 1980-luvun puolivälistä alkaen korostunut aina 1990-luvun loppuun saakka. Tämän jälkeen tutkimusten määrä väheni ja sen perusteella myös tietohallinnon roolin tärkeys hiipui. Tätä on kuitenkaan vaikea perustella tosielämässä, sillä tiedon lisääntyminen oletettavasti korostaa tietohallinnon merkitystä. Tähän saadaan tukea myös tarkastelluista tutkimuksista. Onkin havaittavissa, että varsinkaan tutkimusten määrä ei välttämättä viittaa siihen kuinka tärkeä jokin tietty kokonaisuus on sinä ajankohtana orga-nisaation arjessa.

The purpose of this study is to create understanding of how important the role of information management has been on different time periods from the 80s to modern day. This study examines researches of that time period. Amount and quality of research is used when estimating the importance of the role of information management during that time period. This study is performed as a literature review so it takes advantage of already existing source material. The goal is to construct a picture, based on existing literature, of how the role of information management has changed throughout the years. One emphasis of this study is therefore in finding relatively clear turning points in the role of information management. Hypothesis is that as the amount of information has grown it also reflects in a more important role for information management. As the role of information management changes and amount of information is on the rise, it is important for organizations to be able to deploy sensible use of information management. Information is an important resource for organizations and utilizing it requires well planned information management. Information management itself requires a good IT-infrastructure. It is also important for information management to be strategically aligned with business strategies of organizations. This literature review aims to summarize the last four decades of the role of information management into an easily understandable whole. Understanding of historical choices and situations helps organizations to also understand the history of information management and how it has evolved to get to its current state. Study also tries to approximate that is it possible to straightly correlate the importance of a subject to the amount and quality of re-search that is being made. It should be kept in mind that this thesis considers only the research viewpoint and thus gives information only about interest of research in this topic. In this study it was found that based on the amount and quality of researches, the importance of information management and its role has been on the rise since mid-80s until late 90s. After this time period the amount of research dropped and according to that also the importance of information management has been decreasing. This is however difficult to justify considering how much information is available and used today. It should also reflect on the role of information management. Studies examined also support this. This is why it seems you can’t correlate the importance of a subject for an organization based on the amount of research alone.