Crisis preparedness through co-operation between municipalities and non-governmental organizations

Abstract

Julkissektorin toimijoiden kriisiviestintä ja kriisijohtaminen eroavat yksityisten toimijoiden vastaavasta viestinnästä, koska julkisen sektorin organisaatioilla on lakisääteinen velvollisuus pelastaa kansalaisia hädässä. Useissa kriisiviestinnän tutkimuksissa on keskitytty tutkimaan kriisejä organisaation tai johtamisen näkökulmasta. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kriisiin varautumista kuntien ja vapaaehtoisjärjestöjen yhteistyön näkökulmasta. Tutkimuksen teoreettinen tausta on haettu CERC-mallista ja kriisiviestinnän tuloskortista (Crisis Communication Scorecard. Kriisiviestinnän tuloskortti on kehitetty ja testattu parantamaan kriisiviestinnän laatua ja samanaikaisesti kehittämään julkissektorin organisaatioiden varautumista kriiseihin. Työn empiirisessä osassa käytettiin laadullista, haastatteluaineistoon pohjautuvaa temaattista tutkimusta. Yhteensä haastateltiin yhdeksää eri henkilöä, joista kuusi edusti kolmea eri vapaaehtoisjärjestöä ja kolme haastateltavaa toimi viestintävastaavana kolmessa eri keskikokoisessa kaupungissa Suomessa. Tulokset osoittavat, että kaupungit ovat varautuneet kriiseihin lähinnä lakisääteisten valmiussuunnitelmien, kriisiviestintäsuunnitelmien ja kriisiharjoitusten avulla. Yleisen tason kriisiviestintäsuunnitelmat eivät sisältäneet yhteistyötä vapaaehtoisjärjestöjen kanssa, sillä niitä kuten ei myöskään kansalaisia nähty tärkeimpinä viestinnän sidosryhminä. Tästä oli kuitenkin myös poikkeuksia, sillä yhden valtakunnallisen vapaaehtoisjärjestön samoin kuin yhden kaupungin viestintä olivat tehneet yhteistyötä alueellisesti hyvin tuloksin. Teoriaa ja tuloksia verrattaessa esiin nousevat yhteistyön mahdollistajina – ja sosiaalisen pääoman mahdollistajina – kaupungin, erityisesti johtoryhmän, epäbyrokraattinen tapa toimia, johdon asennoituminen kriisien merkittävyyteen ja viestinnän autonomia. Esteitä mahdolliselle yhteistyölle ovat kuntien hierarkkinen toimintakulttuuri, jossa kansalaisia tai vapaaehtoisjärjestöjä ei nähdä merkittävimpinä viestinnän sidosryhminä, vääränlainen turvallisuuden tunne johtuen liiasta luottamuksesta etukäteen kirjoitettuihin valmius- ja kriisiviestintäsuunnitelmiin ja ajan ja resurssien puute. Vapaaehtoisjärjestöillä olisi paljon potentiaalia tukea kuntien valmistautumista kriiseihin: riskeistä valistaminen, kriiseistä konsultointi ja vapaaehtoisverkostot ovat joitakin esimerkkejä aiheista, joita kunnat voisivat hyödyntää.

Public sector organizations differ from private sector organizations as they have statutory duty to rescue citizens. Crises have been mostly investigated from the point of view management and leadership. The goal of this thesis was to study crisis preparedness from the perspective of co-operation between municipalities and non-governmental organizations (NGOs). The leading theoretical frameworks in the study were the CERC model and the Crisis Communication Scorecard. The Crisis Communication Scorecard has been developed to improve the quality of crisis communication and at the same time increase the preparedness of public organizations. The empirical part of the study was implemented as qualitative research utilizing thematic analysis. Altogether nine interviewees were interviewed by means of a semi-structured interview method. Three interviewees represented communication professional of three medium-sized Finnish cities, and six interviewees represented three different NGOs. The findings indicate that the three municipalities involved in the interviews prepared for crises by statutory contingency plans, crisis plans and crisis exercises. General crisis plans of these cities did not mention co-operation with NGOs for the crisis preparedness phase or even the initial phase of a crisis event. However, in practice some NGOs were active in this area, and one municipality was actively co-operating with other parties during the initial phase of a crisis event. The collaboration between municipalities and NGOs created social capital that contributed to successful crisis management. When reflecting on the results and the theory brought together, several enablers for co-operation can be noted, especially a non-bureaucratic way of the municipality to operate in crisis situations, management’s attitude to crises, autonomy of the communication professional, and social capital created by good relationships. The barriers for possible co-operation found are a hierarchical culture of municipalities where citizens and NGOs are not seen as the most important stakeholders, lack of time and resources to concentrate on crisis preparedness, and a false sense of security created by written crisis and contingency plans. However, there would be several activities by NGOs that municipalities could utilize in the crisis preparedness phase. Various NGOs have related expertise, for instance, in risk education and crisis consultation, and they often have many volunteers which can be utilized especially in the initial crisis phase but also during the pre-crisis phase.