Menetelmiä henkilökohtaiseen tiedonhallintaan

Abstract

Henkilökohtainen tiedonhallinta sisältää erilaisia toimintoja tietojen käsittelemiseen, jota tehdään henkilökohtaisella tietokoneella sekä töissä että kotona. Tässä tutkielmassa käsitellään henkilökohtaisen tiedonhallinnan aihealuetta ja etenkin siihen sisältyviä henkilökohtaisen tiedonhallinnan toimintoja ja niiden suorittamisessa käytettyjä yleisimpiä menetelmiä. Tutkimuksen lähtökohtana oli selvittää, mitä menetelmiä henkilökohtaisessa tiedonhallinnassa käytetään. Tutkimus rajattiin käsittelemään yhdellä kotikoneella tehtävää tiedonhallintaa. Tutkielman ensimmäisessä osassa tehtiin kirjallisuuskatsaus, jossa lähdekirjallisuuden pohjalta esiteltiin aiheen keskeistä käsitteistöä. Henkilökohtaiseen tiedonhallinnan määritelmien lisäksi esiteltiin myös aiheeseen sisältyvät käsitteet henkilökohtainen tieto ja tietoavaruus, tietoyksikkö, henkilökohtaisen tiedon kokoelma ja henkilökohtaisen tiedonhallinnan toiminnot. Tutkielmassa käsiteltiin löytämisen, säilyttämisen, järjestämisen ja ylläpidon toimintoja. Toimintoihin kuuluvina menetelminä käsiteltiin löytämisessä hierarkkista navigointia ja hakua, säilyttämisessä hierarkkista kansiorakennetta ja sähköpostia tiedon säilytyspaikkana, järjestämisessä tiedon sijoittamisen tapoja ja luokittelua, lajittelua ja nimeämistä sekä ylläpidosta varmuuskopioita ja päivittämistä. Tutkielman toisessa, empiirisessä osassa laadittiin kyselytutkimus toimin-noista ja menetelmistä teorian pohjalta. Saadut tulokset olivat suurimmalta osin yhteneväiset aikaisemmissa tutkimuksissa kerättyjen tulosten kanssa. Huomattiin, että ihmiset mieluummin etsivät tietoja navigoimalla kansiorakenteessa kuin käyttävät hakua. Tietokokoelmista havaittiin tiedostokokoelmaa käsiteltävän aktiivisemmin kuin sähköposti- tai kirjanmerkkikokoelmaa. Todettiin myös, että varmuuskopioita tehdään useasti liian harvoin, koska tietojen katoamisen riskiä aliarvioidaan. Tutkielmassa muokattiin aikaisemmassa tutkimuksessa muodostettua järjestelemisen luokittelua jakamalla yksi luokka kahteen uuteen luokkaan.