From genres to content analysis : experiences from four case organizations

Abstract

Anne Honkaranta tutkii väitöskirjatyössään, voiko organisaatiokommunikaation tutkimuksessa käytettyä genre-teoriaa käyttää apuna erilaisten dokumenttien ja Internet-sisältöjen sisällön analysointiin organisaatioissa, ja millä tavoin teoriaa voi hyödyntää. Honkaranta kokeili genre-teorian soveltamista, menetelmiä, ja tekniikoita tapaustutkimuksissa neljässä eri organisaatiossa. Lisäksi hän keräsi tietoa sisällön hallinnan kehittämistarpeista.Honkaranta havaitsi tapaustutkimuksissa, että sisältöanalyysia tekevä analyytikko voi hyödyntää onnistuneesti sisällön analyysivaiheessa genre-teoriaa, sekä väitöskirjatyössä kehitettyjä genre-pohjaisia menetelmiä. Genre-teoriasta johdetut periaatteet tukevat kahden genre-menetelmän käyttöä. Menetelmien etuna on, että sisältöä voidaan analysoida teknologia- ja mediariippumattomalla tavalla, käyttäjien omia termejä ja sisältönimikkeitä käyttäen. Analyysi tehdään ryhmätyönä genre-menetelmiin valittuja tekniikoita hyödyntäen. Tekniikoiden hyödyntäminen ei edellytä osallistujilta tietämystä teknologioista tai medioiden käytöstä.

People in contemporary organizations are dealing with multiple information systems storing information in varying forms and units, including word processing documents, web pages, video, graphical files, email messages, and data elements in databases. The term content refers to the information in different forms enacted upon by various systems. Content analysis is needed for planning new solutions for information management in organizations. The environments may be complex, and new solutions should fit with the existing ones. The content may be scattered into multiple systems, and enacted by different means with varying technologies and media. It may even be difficult to identify and name the units of content to be managed. This dissertation aims to explore how the theory of genres - typified communicative actions used in recurrent situations – could be applied for content analysis. Findings of a literature review and four action research studies in four organizations are reported. In these organizations, content analysis was needed to elicit requirements for a new content management system, to specify assembly of new content from units of old content, and to migrate a part of the content to the Web. Units of content smaller than, for example, that of a document were analyzed. A mediator between concepts and content units of the user world and those of the technologies, media and systems was needed, and the theory of genres was utilized as such. The genre-based approach in content analysis supported the collaborative design of content, and encouraged people to define the contemporary and future content with their own terminology. Use of domain-oriented concepts allowed identification and analysis of the content that was vague by its features, regardless of users’ limited knowledge of technologies or media. The two genre-based methods developed adopted consensus-creating workshops, wall-diagram technique, mind maps, and jointly filled questionnaire forms as collaborative techniques for content analysis. Use of these techniques was observed to help in avoiding communication breakdowns, and support users on making their requirements explicit.