Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton ongelmat

Abstract

Monet yritykset ovat ottaneet toiminnanohjausjärjestelmän, eli ERP-järjestelmän (Enterprise resource planning) käyttöön tukemaan päivittäistä lii-ketoimintaansa. Toiminnanohjausjärjestelmä voi parhaimmillaan tarjota yrityk-selle monenlaisia etuja, kuten esimerkiksi kulujen pienentymistä, asiakastyyty-väisyyden parantumista, tehokkaampaa toimitusketjua, reagoinnin parantumista ja kilpailuetua muihin yrityksiin nähden. Mahdollisista eduista huolimatta erilaiset ongelmat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa ovat olleet yleisiä. Tämä tutkielma on kirjallisuuskatsauksena toteutettu tutkimus, jossa sel-vitetään toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton eri vaiheissa mahdollisesti esiintyviä ongelmia sekä organisaatioon liittyvien ongelmien, että teknisten ongelmien näkökulmasta. Tutkielman tutkimuskysymys on: ”Minkälaisia ongelmia toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa saattaa esiintyä?”. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto voidaan helposti nähdä vir-heellisesti vain teknisenä tapahtumana, vaikka kyseessä saattaa olla koko orga-nisaation rakenteita ja toimintatapoja mullistava muutos. Toiminnanohjausjär-jestelmän käyttöönoton myötä yritykset joutuvat yleensä muokkaamaan liike-toimintaprosessinsa vastaamaan toiminnanohjausjärjestelmän asettamia vaati-muksia. Liiketoimintaprosessien muokkauksen seurauksena saattaa esiintyä erilaisia organisaatioon liittyviä ongelmia, kuten ristiriitoja uusien toimintata-pojen ja yrityksen strategian kanssa sekä erimielisyyksiä eri sidosryhmien välillä. Organisaatioon liittyvien ongelmien lisäksi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa saattaa esiintyä myös teknisiä ongelmia, sillä toiminnanohjaus-järjestelmän käyttöönotto on myös teknisesti haastava projekti. Yrityksillä on usein käytössä heidän liiketoiminnan kannalta kriittisiä ohjelmistoja tai järjes-telmiä, jotka tulee integroida toimimaan yhteydessä toiminnanohjausjärjestel-män kanssa. Integroinnin toteuttaminen saattaa olla ongelmallista, sillä se vaatii usein toiminnanohjausjärjestelmän muokkaamista, mikä taas saattaa vaikeuttaa toiminnanohjausjärjestelmän ylläpitämistä sekä heikentää yhteensopivuutta muiden järjestelmien kanssa.

Many companies have implemented an ERP-system to support their daily business activities. The ERP-system can bring various benefits to companies which have implemented it, like such as lower costs, better customer satisfaction, more effective supply chain, better market reaction and also a competitive advantage against other companies. Despite the potential benefits of an ERP-system, the issues in implementing the ERP-system have been common. This literature review studies the issues of different phases in implement-ing an ERP-system at a point of view of organizational and technical problems. The research question of this study is: “what kind of issues might occur in im-plementing an ERP-system?”. The implementation of an ERP-system can be incorrectly viewed only as a technical exercise even though it can revolutionize the whole organization. The implementation of the ERP usually requires companies to change their business processes to match the requirements of the ERP-system. The changes may lead to various organizational issues like conflicts between new business activities and existing strategy and disagreements between different stakeholders of the organization. In addition to organizational issues, the implementation of the ERP-system can also lead to various technical issues since the implementation of the ERP-system is a technically challenging. Companies often have a critical appli-cations or systems what are critical to their business. . These applications or systems have to be integrated with the ERP-system which may require modifications to the ERP-system. Therefore, the maintenance of the ERP-system may be more complicated and the compatibility between other information systems weakened.