Time tracking in software maintenance service

Abstract

Ohjelmistojen ylläpitovaihe vie suuren osan ohjelmiston koko elinkaaren ajasta ja rahoituksesta. Ylläpidossa kehittäjät työstävät yhtä aikaa monta rinnakkaista tehtävää. Käyttämänsä ajan he raportoivat tuntiraportille, jota käytetään asiakkaan laskutukseen ja tulevan työn työmääräarviointiin - molemmat hyvin tärkeitä asioita tehdä oikein. Tuntiraporttien tarkkuus voi kuitenkin vaihdella. Kirjallisuudessa tunnistetaan vaihtelulle useita syitä, mutta syiden ratkaisemista ei ole tutkittu. Tuntiraportointijärjestelmän luomiseen ja tuntiraporteilta saatavan tiedon käyttämiseen on kirjallisuudessa ehdotuksia, mutta itse tuntiraportointijärjestelmän käyttöä tarkan tiedon saamiseksi ei ole tarkasteltu.

Tämä tutkimus ehdottaa ohjeistusta työtehtävien luokitteluun tuntiraportointia varten ohjelmistoylläpitotyössä. Tutkimus toteutettiin suunnittelutiedemenetelmällä konsultointiyrityksen ohjelmistoylläpitotiimissä. Tavoitteena oli helpottaa tuntiraportointiprosessia. Tiimi osallistui tehtäviensä kirjaamiseen. Kirjatut tehtävät muokattiin ohjeeksi päätöspuun muotoon. Ohje on tämän tutkimuksen ohessa tuotettu artefakti. Ohje auttoi tehtävien luokittelussa kuudenkymmenen esimerkin kautta, ja sen käyttöä arvioitiin tiimiläisten haastattelujen avulla.

Tutkimuksen lopputulokseksi saatiin vahvistettua artefaktin hyödyllisyys tehtävien luokittelun opettelussa. Lisäksi tutkimus vahvistaa kirjallisuudesta poimitut havainnot tuntikirjauksen hankaluuksista: koettu ahdistus sisäisen työn oikeutuksesta tai etukäteen arvioidun aikaraamin ylittämisestä asiakastyössä, sekä päivän aikana tehtyjen työtehtävien ja niiden keston muisteleminen jälkikäteen. Aftifakti ei pystynyt ohjeistamaan työntekijöitä näiden huolten osalta. Päälöydös on, että tuntiraportointi koettiin työn ärsyttävimmäksi osaksi. Tämä havainto paljastaa käytännön ongelmia, jotka vaativat selvitäkseen jatkotutkimuksia.

Software maintenance takes a major part of the development life cycle for a system in both time and money. Developers in maintenance teams are working with multiple tasks parallel and interleaved. They report effort in timesheets which are then used for customer invoicing and estimating future work - both which are important to get right. However, the accuracy of time reports may vary. Literature identifies several reasons for inaccurate reports but it is not researched how these reasons are solved in practice. Literature suggests a way for setting up a time tracking system and use cases for gathered data, but doesn't examine the actual use of a time tracking system, nor how companies can instruct developers to report their time accurately.

This study proposes instructions aiding in task categorisation for time reporting in software maintenance context. Design science research method was applied in a consultancy company and its software maintenance team to make the time tracking process easier. The team took part in defining activities and mapping them to current categorisation. The defined activities were used to construct an artifact of instructions in the form of a decision tree. The tree provided sixty examples for task categorisation and it was evaluated in practical use by interviewing team members.

This study concludes that the artifact was helpful for learning task categorisation rules initially. The study also confirmed claims from literature regarding obstacles in the time tracking process, namely, perceived stress in justifying time spent on internal work or when exceeding an estimated time frame for customer work items, and recalling daily activities and time spent on each activity afterwards. However, the artifact designed in this study could not answer these concerns. The main finding is that time tracking was perceived as the most annoying part of the job. This observation reveals practical problems which need attention in further research.