Sähköiseen asianhallintaan siirtyminen valtionhallinnossa : kokemukset ja ennakko-odotukset

Abstract

Tutkielmassa tarkastellaan sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden valtionhallinnon organisaatioiden kokemuksia ja yhden sähköiseen asianhallintaan siirtymistä suunnittelevan valtionhallinnon organisaation ennakko-odotuksia prosessiin liittyen. Tavoitteena on selvittää, ilmeneekö tarkastelussa sellaisia asioita, joiden huomioimisesta ja tiedostamisesta olisi hyötyä organisaatioille sähköiseen asianhallintaan siirtymisen ja asianhallintajärjestelmien käyttöönoton suunnittelussa.

Tutkielmaan liittyen tehtiin neljä webropol-kyselyä; yksi sähköiseen asianhallintaan siirtyneille valtionhallinnan organisaatioille ja kolme sähköiseen asianhallintaan siirtymistä suunnittelevaan valtionhallinnon organisaatioon. Kyselyiden tulokset osoittivat, että sähköiseen asianhallintaan siirtymistä suunnittelevan organisaation ennakko-odotuksissa ja sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden organisaatioiden kokemuksissa toistuivat samat teemat koskien onnistunutta käyttöönottoa; viestintä, koulutus, johdon ja henkilöstön sitoutuminen, suunnittelu, resursointi, järjestelmien käytettävyys ja testaus, toimiva käytöntuki, sekä toimintatapojen ja tavoitteiden selkeys. Teemat aihepiireineen ovat sisällöiltään yhteneväisiä aiemman tutkimuksen tulosten kanssa, mutta kyselyiden tulokset antoivat hiukan yksityiskohtaisempaa tietoa sähköisen asianhallinnan ja asianhallintajärjestelmien käyttöönottoa edistäviin ja heikentäviin tekijöihin liittyen. Kyselyiden vastauksissa ilmeni myös näkökulmaeroja, jotka selittyvät vastaajien lähtökohdilla; toisilla oli kokemusta asiasta ja toisilla vastaukset perustuivat mielikuviin ja odotuksiin.

Tulosten perusteella organisaatioiden kannattaa huomioida, että käyttöönoton suunnitteluun varataan aikaa ja suunnittelu tehdään huolellisesti. Johto ja asianhallintajärjestelmien loppukäyttäjät tulisi saada mukaan suunnitteluprosessiin jo varhaisessa vaiheessa, jotta oikeanlaiset resurssit voidaan taata työlle ja syvällisempi tuntemus organisaation tehtävistä ja niihin liittyvistä tarpeista tulee ilmi suunnittelutyössä. Tiedonohjaussuunnitelman, vaatimusmäärittelyiden ja järjestelmien hankintaan liittyvän kilpailutuksen sekä sopimusten merkitys olisi hyvä tiedostaa jo suunnittelun alkuvaiheessa ja resursoida niiden toteutukseen riittävästi. Prosessin alkuvaiheessa tulisi pohtia löytyykö organisaatiosta tarvittavaa osaamista prosessin onnistunutta läpivientiä ajatellen. Työn toteutuksen tapa tulisi valita arvioimalla asiaa kriittisestä ja kustannustehokkaasta näkökulmasta. Hallinnollisten prosessien kehittämiseen kannattaa panostaa, jotta tulee suunniteltua huolella mitkä prosessit kannattaa sähköistää ja millä tavalla. Riittävä viestintä koko prosessin ajan ja toiminnan tavoitteiden selväksi tekeminen koko organisaatiolle on oleellinen tekijä henkilöstön ja johdon sitoutumisessa uuteen toimintatapaan. Tavoitteiden tulisi olla selkeitä, perusteltuja ja realistisia ja niissä tulisi määrätietoisesti pysyä.

Perehdyttämisen ja kouluttamisen kuuluisi tukea työtä ja jatkua myös uuden toimintatavan ja uusien järjestelmien käyttöönoton jälkeen. Sähköisen asianhallinnan käyttöönottamisella tavoitellaan tiedonkäytettävyyden paranemista, paikkariippumatonta työskentelyä ja työnteon tehostumista ja helpottumista. Järjestelmien tulisi tukea näitä tavoitteita, olla helppokäyttöisiä ja niiden käyttämiseen liittyen tulisi saada riittävästi käytöntukea. Järjestelmiä tulisi kehittää yhteistyössä prosesseista vastaavien tahojen ja henkilöstön kanssa.