Budjetoinnin haasteet ja kehittäminen : case julkishallinnon organisaatio X

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää julkishallinnossa toimivan case-organisaation budjetointiin liittyviä haasteita sekä löytää näihin haasteisiin ratkaisuja. Case-organisaatio on todella nuori, noin tuhat työntekijää työllistävä ICT-alalla toimiva asiantuntijaorganisaatio, jonka prosessit ovat vielä monilta osin kehitysvaiheessa.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys rakentui useista budjetointiin liittyvistä teorioista. Teoriaosuudessa oli esillä erityisesti budjetoinnin käyttäytymistieteellinen näkökulma. Ihantolan organisaation budjetointi-ilmapiirimalli sekä teoriat budjetointivastuun jakamisesta organisaatiossa, mikä johtaa työntekijöiden lisääntymiseen sitoutumiseen organisaatioon ja sitä kautta parempaan työsuoritukseen, loivat pohjan tutkimuksen teoriarungolle. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään erilaisia budjetointimenetelmiä (bottom-up, top-down) ja niiden vaikutusta budjetin kokoon. Teoriaosuus ottaa myös kantaa budjetin haastavuuden asettamiseen sekä taloudellisten vastuiden jakamiseen organisaatiossa.

Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jossa aineisto kerättiin enimmäkseen case-organisaatiossa pidettyjen kahdenkeskisten haastatteluiden avulla. Kahdessa eri haastattelukierroksessa haastateltiin organisaation ylempi johto, taloushallinto sekä muutamia operatiivisen tason työntekijöitä. Tämän lisäksi tutkija työskentelee case-organisaation talousosastolla, mikä on mahdollistanut käytännön havaintojen tekemisen organisaation budjetointiprosessista. Aineistosta osa on otettu case-organisaation uuden talousjärjestelmän vaatimusmäärittelystä.

Tutkimuksessa selvisi, että case-organisaatiolla oli useita haasteita budjetoinnissa. Taustatekijöinä olivat budjetoinnin epäselvät tavoitteet, budjetoinnin sekava roolijako sekä epäselvät budjetointivastuut, mitkä aiheuttivat organisaatioon pessimistisen budjetointi-ilmapiirin. Budjetointia haittasi myös case-organisaation talouden tietojärjestelmät ja niiden sopimattomuus case-organisaation käyttämään demokraattiseen budjetointimenetelmään. Tästä seurasi lisää epäselvyyksiä, mikä näkyi esimerkiksi budjetin koon määrittämisen haastavuudessa. Ratkaisuina haasteisiin esitettiin suunnittelun roolijaon selkeyttämistä uuden organisaatiorakenteen avulla, budjetointi-ilmapiirin parantamista panostamalla organisaation sisäiseen toimintaympäristöön sekä asiakkaiden parempaa huomioimista budjetoinnissa siirtämällä budjetointivastuuta asiakkuusyksiköille. Myös budjetointiprosessin helpottaminen talouden uuden tietojärjestelmän avulla sekä rullaavan ennustamisen tuominen perinteisen vuosibudjetoinnin rinnalle ovat potentiaalisia ratkaisuja budjetoinnin haasteisiin case-organisaatiossa.