Tietämyksen jakamisen esteiden poistaminen online-videoiden avulla : esimerkkejä suomalaisista suuryrityksistä

Abstract

Organisaatioissa on suuri määrä sosiaalista ja henkilökohtaista tietotaitoon liittyvää pääomaa, joka halutaan saada mahdollisimman tehokkaasti organisaation käyttöön. Tätä ihmisille kerääntynyttä pääomaa eli tietämystä hyödynnetään operatiivisen toiminnan ja johdon päätöksenteon tukena. Tietämyksen jakamisen merkitys ja haasteellisuus korostuvat suuryrityksissä, joissa organisaation hierarkia, välimatkat, henkilöstön laajuus ja kansainvälisyys sekä erilaiset työnkuvat lisäävät riskiä tietämyspoistuman syntymisestä. Informaatioteknologian avulla pyritään ratkaisemaan monia tietämyksen jakamisen haasteita. Tällöin tietämystä voidaan jakaa eri kanavissa teksti-, kuva- tai videomuodossa. Näistä videomuotoinen jakaminen on kaikista lähinnä perinteistä kasvokkain tehtävää tietämyksen jakamista. Videomuotoinen viestintä on nykyään usein online-muotoista, ja nykyteknologian mukaisten online-videoiden merkitystä interaktiivisessa tietämyksen jakamisessa ei ole aikaisemmin tutkittu. Tässä pro gradu -tutkielmassa tutkittiin, minkälaisia tietämyksen jakamisen esteitä suomalaisten suuryritysten viestinnästä vastaavat henkilöt näkevät sekä organisaatioissaan että toimintakentässään, ja näkevätkö he, että näitä esteitä voidaan poistaa online-videoiden avulla. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua ja haastattelun sisällön kvalitatiivista analyysia. Tietämyksen jakamisen esteet jakaantuivat teoriapohjan perusteella globaaleihin, organisatorisiin ja yksilöllisiin esteisiin. Näiden sisällä merkittävimpinä tietämyksen jakamisen esteinä pidettiin eri kielten yhteensovittamista, aikaeroja, raskasta organisaatiorakennetta, teknologisten ratkaisujen ja viestintäinfrastruktuurin vajavaisuutta, luottamuksen puutetta sekä yksilöiden pelkoa tietämyksensä jakamista kohtaan. Haastateltujen suomalaisten suuryritysten edustajien mukaan online-videoiden avulla pystytään poistamaan tietämyksen jakamisen esteitä, jos organisaation kokonaisresurssit ovat riittävät monikanavaiseen tietämyksen jakamiseen. Online-videoiden hyödyntämisessä nähdään olevan myös informaatioteknologisia tehokkuusvaikutuksia, joilla pystytään tehostamaan kuljetettavaa viestiä olemassa olevissa jakelukanavissa.

Organizations have large amounts of social and personal know-how related capital which needs to be transferred inside the organization efficiently. This accumulated human capital i.e. knowledge is being used to support operative work and management’s decision making. The importance of knowledge sharing emphasizes in large companies, where organization's hierarchy, overall distances, diversity in personnel and the extent of internationalization, as well as various work descriptions increase the risk of knowledge loss. Information technology is used to solve many of the challenges of knowledge sharing. By using information technology knowledge can be shared across multiple channels in text, image or video format. Sharing knowledge by video is closest to the traditional face-to-face way of knowledge sharing. Nowadays video communication is often in an online form, yet the importance of online-video in interactive knowledge sharing has not been studied before. In this thesis it was studied what kind of barriers communication professionals see in their own organization and its business environment, and can those barriers be removed by the use of online-video. The research method was a semi-structured theme interview with qualitative analysis of the content. Knowledge sharing barriers were divided into global, organizational, and individual barriers. The most significant of them were multiple languages, working in different time-zones, heavy organizational structure, problems with technological and communication infrastructure, lack of confidence, and distress against the distribution of knowledge. Representatives from large Finnish companies stated that the online-video makes it possible to remove knowledge sharing barriers if the organization's overall resources are sufficient for the multi-channel knowledge sharing. Online-video was also found to support information technological efficiency effects, meaning that the distributed message can be intensified by using video inside the existing communication channels.