Sähköinen arkistointi ja pitkäaikaissäilytys Suomessa valmisohjelmistolla

Abstract

Arkistointi on hävittämisen taidetta. Kun työkalut ovat hallussa, tietää lainalaisuudet ja käytettävät standardit, voi keskittyä tähän taitolajiin, mitä säilyttää ja mitä hävittää. Tässä työssäni tarkastelen sähköisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytykset peruskäsitteet, merkittävimmät standardit ja ohjelmistot. Lisäksi avaan lainalaisuuksia ja koitan selvittää kuinka lainsäädäntö säätelee sähköistä arkistointia. Tutkin kuusi suomessa toteutettua julkishallinnon arkistointi ja/tai pitkäaikaissäilytysratkaisua. Julkishallinnon asiakirjanhallinta ja arkistointi on selkeää, sitä ohjaa lainsäädäntö ja Arkistolaitos. Muiden täytyy ymmärtää ensin syyt, joiden takia arkistoidaan tietoa, sekä kauanko tietoa halutaan arkistoida. Tilannetta mutkistavat Yhdysvaltalaiset lait, jotka ulottavat globaalin talouden myötä lonkeroitaan Suomeen ja Suomessa toimivien yritysten arkeen Johtopäätöksissä päädyn korostamaan metatietojen merkitystä tiedon arvon säilyttämisessä. Julkishallintoa varten tehtyjen standardien ja sovellusten soveltuvuuden julkishallinnon ulkopuolelle asetan kyseenalaiseksi. Lyhytaikainen arkistointi näyttää onnistuvat hyvin jo pelkästään johtavilla sisällönhallintatuotteilla, mutta pitkäaikaissäilytykseen niistä ei sinällään ole. Säilytysaikojen pidentyessä standardien, kuten OAIS:n, merkitys korostuu.