ERP-järjestelmän käyttöönotto ja vaikutukset laskentatoimeen

Abstract

Tutkielman aiheena on ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessi käyttäjäorganisaation näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on selvittää mitkä ovat käyttöönoton onnistumiseen kriittisesti vaikuttavat tekijät ja mitä riskejä käyttöönottoprosessiin liittyy sekä kuinka näitä riskejä voidaan hallita. Tavoitteena on myös kartoittaa valmiita käyttöönottostrategioita sekä selvittää ERP-järjestelmän käyttöönottamisen vaikutuksia käyttäjäorganisaation taloushallintoon. Tutkimusmenetelmänä tutkielmassa käytetään kirjallisuuteen sekä aiheeseen liittyviin aiempiin tutkimuksiin perehtymistä. ERP-järjestelmän käyttöönottoprosessin onnistumiseen kriittisesti vaikuttavia tekijöitä ovat projektinhallinta ja projektin johtaminen, ns. legacy-järjestelmien ominaisuudet, liiketoimintaprosessien uudelleenorganisointi, ERPjärjestelmään tehtävät räätälöinnit, ylimmän johdon tuki, muutoksen johtaminen sekä käyttäjien koulutus. Aikataulun viivästymiseen ja budjetin ylittämiseen johtavia yleisimpiä riskejä puolestaan ovat vaatimusmäärittelyn epäonnistuminen, projektin laajuuden ja päämäärän määrittelyn epäonnistuminen, käytettävien työkalujen ja tekniikoiden sopimattomuus tai toimimattomuus, organisatoriset ongelmat, puutteellinen johtaminen, toimintojen priorisoinnin epäonnistuminen, henkilö- ja aikaresurssien riittämättömyys sekä henkilöiden väliset ristiriidat. Tavanomaisimpia riskienhallintakeinoja ovat riskin välttäminen, riskin pienentäminen, riskin jakaminen, riskin siirtäminen ja riskin ottaminen. Suurimpia ERP-järjestelmän käyttöönoton aiheuttamia muutoksia käyttäjäorganisaatiolle on reaaliaikaiseen raportointiin siirtyminen. ERPjärjestelmä myös automatisoi organisaation laskentaprosesseja huomattavasti. ERP-järjestelmän käyttöönoton myötä organisaatiossa yhä useammalla henkilöllä on mahdollisuus talousinformaation tarkasteluun ja kirjanpidon kirjausten tuottamiseen. Tämä vähentää taloushallinnon henkilöstön rutiinitehtäviä sekä raportointityötä. Laskentahenkilöstön rooli siirtyy kohti erikoisasiantuntijaroolia, jossa informaation kokoaminen ja tarkastaminen sekä analyyttinen tiedon jalostaminen ovat avainasemassa.