Directive functions in intra-corporate cross-border email interaction

Abstract

Sähköpostiviestintä ei ole pelkästään tiedonvälitystä, ja etenkin viestiketjuissa kielellinen ohjailu sisältää neuvottelua asioista ja kielellisten ilmausten merkityksistä. Pirjo Alatalo tarkastelee tutkimuksessaan sitä, miten viestien kirjoittajat ohjailevat lukijoiden fyysistä tai verbaalista toimintaa monikansallisen yrityksen englanninkielisessä sisäisessä sähköpostiviestinnässä.Alatalo selvittää, millaisia tilanteenmukaisia direktiivisiä funktioita kielenkäyttäjät ilmaisevat erilaisin kielellisin keinoin sähköpostiviestiketjuissa, toisin sanoen aloitusviesteissä, saman kirjoittajan jatkoviesteissä ja vastaajien kielellisissä reaktioissa eli vastausviesteissä. Alatalo tunnisti sellaisia direktiivisten ilmausten funktioita, joita aikaisemmissa yksittäisten sähköpostiviestien analyysiin keskittyvissä tutkimuksissa ei ole tunnistettu ja kuvattu.Kirjoittajilla ja vastaanottajilla oli omat organisatoriset roolinsa, joiden puitteissa he viestivät keskenään. Tunnistamalla ja kuvaamalla eri direktiiviset funktiot Alatalo analysoi, millaisia vuorovaikutuksellisia rooleja sähköpostiviestintään osallistuville eri osapuolille, niin kirjoittajille kuin vastaanottajille ja viestintään osallistumattomille, rakentui direktiivisessä kielenkäytössä meneillään olevan sähköpostiviestinnän kautta. Eri osapuolten roolit vaihtelivat dynaamisesti sähköpostiviestiketjuissa.Sähköposti viestintävälineenä on tärkeä voimavara monikansallisten yritysten tiedonvälityksessä, mutta myös asioista ja asioiden merkityksistä neuvoteltaessa eri maissa ja eri osastoilla työskentelevien työntekijöiden kesken.

This dissertation examines directive language use in English-language cross-border email interaction within a multinational company. Directivity is approached as a social, interactional and linguistic phenomenon in the participants’ sequences of email message initiations and responses. The contextual analysis focuses on 147 emails appearing in different message chains initiated by emails conveying a request for action. The study investigates how directives are realized lexico-grammatically and which contextual functions the diverse manifestations serve in different messages. The study also aims to find out how the interactants’ roles are established, maintained and re-established through different directive realizations, and how different participants are linguistically engaged in the on-going sequences of interactions. A transmethodological approach is used to analyze the email interaction. The linguistic analysis draws from a functional-dialogic approach and the intaractants’ directive behaviour is analyzed through the lens of the grammatical systems of mood and modulation within the interpersonal metafunction. Theoretically, the study aims to test the applicability of and develop two functional networks suggested by previous research. The findings showed that a full variety of congruent and incongruent mood selections were used in realizing directive functions. The two functional networks contributed to identifying, describing, and explaining different contextually nuanced directive functions. The lexico-grammatical realizations conveying the directive functions varied in their functions in different messages and, therefore, it was difficult to pinpoint distinct generalizable tendencies in the use of the mood structures. The in-depth contextual analysis of the nuanced directive functions showed that the identification, description, and interpretation of the different directive functions contributed to positioning the participants interactionally in dynamically shifting roles in the email sequences of initiations and responses. In sum, the functional-dialogic framework used in analyzing directive functions and examining role assignment and role positioning has introduced a new and challenging angle to analyzing naturally occurring email interaction in the business domain.