Kokonaisarkkitehtuuri julkishallinnon tiedonhallinnassa: mahdollisuudet ja riskit

Julkishallinnon tiedonhallinnalla on merkittävä rooli yhteiskunnan palvelujen laadun toimivuuden varmistamisessa. Suurten organisaatioiden informaatioteknologia (IT) hankkeet eivät kuitenkaan aina onnistu, eikä Suomen julkishallinto ole tästä poikkeus. Heikosti toteutettujen sähköisen hallinnon aloitteiden jälkeen useat julkishallinnot ovat heränneet pohtimaan mahdollisuuksia, joita kokonaisarkkitehtuurin lähestymistapa voisi tarjota. Tässä kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin kokonaisarkkitehtuurin potentiaalia osana julkishallinnon organisaatioiden tiedonhallintaa. Kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämisestä on tunnistettu monia etuja, kuten päätöksenteon tehostuminen, viestinnän selkeytyminen, IT-kustannusten vähentyminen sekä IT:n ja liiketoiminnan parempi yhteensovittaminen. Menetelmän käyttöön liittyy kuitenkin merkittäviä riskejä, mikäli kokonaisarkkitehtuuria ei hyödynnetä aidosti organisaation kehittämiseen. Tutkielmassa perehdyttiin julkishallinnossa havaittuihin mahdollisuuksiin, joita kokonaisarkkitehtuuri voi organisaatiolle tarjota sekä riskeihin, jotka estävät hyötyjen realisoinnin. Tutkielmassa tarkasteltiin myös Suomen julkishallinnon tiedonhallinnan historiaa kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta, tiedonhallintaan liittyvää sääntelyä, työtä ohjaavia viitekehyksiä sekä kokonaisarkkitehtuurin tulevaisuuden suuntaa. Parantamalla ymmärrystämme kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämisestä julkishallinnossa voimme ottaa merkittävän askeleen kohti yhdenmukaisempaa, tehokkaampaa ja paremmin toimivaa yhteiskuntaa. Tutkielma toteutettiin kokoavana kirjallisuuskatsauksena. Tutkielman aineistona käytettiin vertaisarvioituja tutkimuksia, valtion virastojen raportteja sekä tiedonhallintalain eri versioita.

Information management in public administration plays a crucial role in ensuring the quality and functionality of societal services. However, large-scale information technology (IT) projects in major organizations often fail, and Finland's public administration is no exception. Following poorly executed e governance initiatives, many public administrations have begun exploring the potential benefits of adopting an enterprise architecture approach. This literature review examined the potential of enterprise architecture as an integral part of information management in public sector organizations. The application of enterprise architecture has been associated with numerous benefits, including improved decision-making, enhanced communication, reduced IT costs, and better alignment between IT and business operations. Nevertheless, significant risks arise when enterprise architecture is not utilized for genuine organizational development. The study explored the opportunities that enterprise architecture can offer to public administration organizations, as well as the risks that may hinder the realization of these benefits. Furthermore, it delved into the history of information management in Finland's public administration regarding enterprise architecture implementation, the regulatory environment, the frameworks guiding this work, and the future outlook. By enhancing our understanding of how enterprise architecture can be utilized in public administration, we can take a significant step toward creating a more cohesive, efficient, and effective society. The thesis was conducted as an integrative literature review. The source material for the thesis included peer-reviewed studies, reports from government agencies, and various versions of the Information Management Act.