Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän vaikuttavuuden seuranta Balanced Scorecardilla

Abstract

Kotihoidon toimivuuden takaamiseksi sen niukat resurssit tulee saada valjastettua tehokkaasti käyttöön. Yksi tätä edistävä ratkaisu on kotihoidossa vähitellen yleistyvät toiminnanohjausjärjestelmät (ERP), joita voidaan käyttää erityisesti asiakaskäyntien suunnittelussa. Sosiaali- ja terveydenhuollossa toiminnanohjausjärjestelmien käyttö ei ole ollut ongelmatonta ja kotihoidon tarjotessa vielä tutkimattoman sovellusalueen, toiminnanohjausjärjestelmän onnistumista kotihoidon toteutuksen tukemisessa on mielekästä seurata.

Tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmiä koskeva tutkimus on tavallisesti keskittynyt muihin aihealueisiin kuin järjestelmän suorituskyvyn ja vaikuttavuuden arviointiin. Tutkimuskirjallisuudessa on kuitenkin esitetty joitakin malleja toiminnanohjausjärjestelmän onnistumisen seurantaan. Tässä tutkimuksessa hyödynnettävä Balanced Scorecard -viitekehys on varsin käytetty menetelmä organisaatioiden strategisessa johtamisessa, mutta sitä on sovellettu myös informaatioteknologian tuottaman arvon määrittämiseen.

Tutkimus suoritettiin konstruktiivisena tutkimuksena. Kirjallisuuskatsauksen ohella tietoa kerättiin tutustumalla kotihoidon palveluita Saarijärvellä ja sen lähikunnissa tarjoavaan tutkimuksen kohdeorganisaatioon, Perusturvaliikelaitos Saarikkaan, dokumenttianalyysin, havainnoinnin ja kolmella eri henkilöstötasolla suoritettujen teemahaastatteluiden avulla.

Tutkimuksen tuloksena rakennettiin kotihoidon spesifinen Balanced Scorecard-konstruktio, jonka avulla toiminnanohjausjärjestelmä saatiin kiinteästi sidottua yhteen kotihoidon tavoitteiden kanssa. Konstruktion kehittämisessä painotettiin erityisesti asiakaskäyntien suunnittelun onnistumista ja mittariston tavoitteiden välisiä syy-seuraussuhteita. Toisena konstruktiona tutkimuksessa tuotettiin nyky- ja tavoitetilan prosessikuvaukset kotihoidon palveluketjun kriittisiä vaiheita edustavista kotihoidon toiminnanohjauksesta ja työntekijän päivittäisestä työnkulusta. Nykytilan kuvatessa toimintaa ennen toiminnanohjausjärjestelmää ja tavoitetilan järjestelmän ollessa täysipainoisessa käytössä, helpottivat kulkukaaviot määrittämään Balanced Scorecardin tavoitteita. Prosessikuvauksia käytettiin myös tapahtumapohjaisessa simuloinnissa, jolla annettiin tukea Balanced Scorecardin tärkeille syy-seuraussuhteille.

The prerequisite for ensuring the functionality of home care is the effective utilization of the available resources. One emerging solution is enterprise resource planning (ERP) system which can especially be used to organize home care visits. However, the use of ERP systems in social and healthcare has not been trouble-free and it is reasonable to follow how ERP can support the home care implementation as home care offers yet an unexplored domain.

Research regarding information and ERP systems is not typically focused on system performance and effectiveness. In the research literature some models have been suggested to assess the practical benefits of ERP systems. The framework used in this research, Balanced Scorecard, is a common approach in strategic management but it has also been applied to assess the value produced by IT.

The research was conducted as constructive research. Along with the review of literature, information was gathered through document analysis, observation and theme interviews at three different personnel levels in Perusturvaliikelaitos Saarikka, which provides home care services in Saarijärvi and in its nearby municipalities.

As the result of the study, a specific Balanced Scorecard construct for home care was designed and with it ERP could be tied closely with the goals of home care. The success of planning the home care visits and the cause-effect relationships of the objectives in the scorecard were particularly emphasized. The study also produced the current and the “what if” process models representing the critical phases of the service chain of home care: resource planning and employee’s daily work flow. While the current state model described the activities before the implementation and the “what if” model reflected the activities when the ERP was fully implemented, the flow charts helped to define the objectives for the Balanced Scorecard measurement system. Process models were also used as the basis of the discrete event simulation which gave support to the important cause-effect relationships in the Balanced Scorecard.