Enterprise architecture as a collaboration tool : discursive process for enterprise architecture management, planning and development

Abstract

Tieto- ja viestintäteknologiaa (ICT) hallitaan ja kehitetään kuten mitä tahansa yrityksen tai organisaation resurssia – tai ainakin näin olisi hyvä tehdä. Epäonnisia ICT-projekteja voidaan välttää nivomalla toiminnan ja teknologian suunnittelu ja kehittäminen yhteiseksi, vuorovaikutteiseksi prosessiksi, suosittelee aiheesta väittelevä Mirja Pulkkinen.Yritys- eli kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen lähestymistapa ICT:n hallintaan yhdessä liiketoiminnan kanssa. Johtamisessa voidaan tehdä tilaa liiketoiminnan ja teknologioiden vuoropuhelulle määrittämällä kokonaisarkkitehtuuriprosessi. Prosessi tuo toiminta-ajatuksen, tavoitteet sekä strategiat teknologiakehittäjille työn pohjaksi. Samoin teknologia-asiantuntemus tuodaan strategiseen päätöksentekoon, jolloin varmistetaan että riittävät tiedot mahdollistavista teknologioista sekä teknologiakehityksestä ovat mukana päätöksenteossa, ja arvioinnit tehdään oikea-aikaisesti sopivilla menetelmillä.Pulkkisen tutkimus tuotti erilaisiin organisaatioihin sovellettavan yleismallin tällaista prosessia varten. Prosessi on osa kokonaisarkkitehtuurimenetelmää, johon lisäksi otettiin mm. tietoturvanäkökulma ja muutosjohtamisen piirteet. Konsultointitapausten kautta päästiin tarkastelemaan parinkymmenen erilaisen, eri alojen yritysten ja julkishallinnon organisaatioiden ICT:n hallintaa, suunnittelua ja kehittämistä. Niissä tehdystä käytännön työstä otettiin teoriatiedon lisäksi parhaat käytänteet ja toimintamallit mukaan prosessimalliin, jota voidaan soveltaa organisaation oman arkkitehtuuriprosessin määrittämiseen.- Parhaat tulokset saadaan jalkauttamalla ylemmän johdon strategiapäätökset yhdessä teknologiamahdollisuuksien kanssa operatiivisen toiminnan ympäristöön. Tämä onnistuu operatiivisen toiminnan asiantuntemuksen ja teknologia-asiantuntemuksen vuoropuhelulla, Pulkkinen ehdottaa.Toiminnan ja resurssien, sekä käytössä jo olevien ja toisaalta uusien teknologioiden mahdollisuuksien ja myös rajoitteiden esille tuominen riittävän varhain, keskustelevaa prosessimallia noudattaen, auttaa välttämään päällekkäisiä, liian kalliita tai epätarkoituksenmukaisia ratkaisuja. Liiketoiminnan yksiköistä ja käyttäjätasolta tuodaan myös kokemus- ja palautetietoa päättäjille hyödyntämään koko organisaation jatkokehittämistä. Usein suuret muutokset pilotoidaan yhdessä yksikössä ennen koko organisaatioon soveltamista.- Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen on myös tie edullisempiin ICT-kustannuksiin. Se ohjaa purkamaan päällekkäisyyksiä sekä yhtenäistämään kirjavaa teknologiakantaa, Pulkkinen summaa.Tutkimus tehtiin toimintatutkimuksena TietoEnatorin konsultointitoiminnassa. Ennen julkaisua osatulokset arvioitiin yrityksessä ja kokeiltiin konsultointityön käytännössä. Tutkimusyhteistyöprojekteissa, joissa osatutkimukset toteutettiin, on ollut mukana myös mm. IBM Finland, Digia (aik. Yomi) ja Metso Paper.

The information and communication technology (ICT) advancements change the role of ICT in organizational use to a central concern, since both business and public enterprises heavily depend on information systems and technological infrastructure. Management, planning and development of the organizational ICT are no more a task for the ICT experts only. The expertise of both business and ICT specialists is needed to align ICT deployment with organizational goals, ensuring appropriateness of related investments with respect to the enterprise resources. However, collaboration between the business and ICT communities of practice is perceived as a challenge. Enterprise architecture (EA) proposes a holistic approach to the management of organizational ICT systems and infrastructure.By structuring the collaboration, it interlinks the contributions from different communities of practice to the decision making process. From both IS and EA literature, a common framework of reference is derived and validated through practitioner experience. Distinct levels of abstraction in the framework accommodate the concerns of different decision makers: managerial overview for the whole enterprise, business operations management at the level of the activity domains, and the systems design and development concerns for the implementers. An understanding of the ICT management and planning in the context of a deploying organization is deduced as a prerequisite for an eligible EA methodology. An EA process meta-model is constructed to guide the overall EA process for well-informed strategies and decisions on the organizational ICT and, as well, for consulting assignments. The study is conducted as an action research effort within an ICT consultancy, for which it develops an EA methodology.Case studies of client projects in different industry domains and various types of organizations provide the empirical basis. The constructed results are validated in practical use along the research effort. Reflective analysis of the series of studies reported on academic fora conveys a discursive process. Establishing a common agenda and giving empowered roles for different expert groups characterize both the research process and the EA process meta-model that logically guides and coordinates the dynamics of the collaborative enterprise development.