Improving the operation of an emergency department by using a simulation model

Abstract

FL Toni Ruohonen on tutkinut väitöskirjassaan monia suomalaisia koskettavaa ongelmaa: terveydenhuollon päivystysjärjestelmän tehottomuutta. Tietokonesimulointia apuna käyttäen Ruohonen kehitti päivystyspoliklinikan uuden toimintamallin, jolla päivystykseen tulevan potilaan hoitoprosessia voidaan nopeuttaa jopa 40 %. – Terveydenhuollon yksiköt ovat hyvin monimutkaisia kokonaisuuksia, ja niillä on paljon satunnaisia piirteitä. Uusien teoreettisten ratkaisumallien kehittäminen ongelmiin on ollut melko helppoa, mutta niiden toimivuus on voitu osoittaa vasta käytännön kokeilun jälkeen, Ruohonen toteaa.Tutkimuksessa Ruohonen loi aluksi tietokoneella mallin oikeasta poliklinikasta sairaalan henkilökunnalta saamansa tiedon pohjalta. Mallin avulla saatiin tietoa siitä, miten suunnitellut muutokset tulisivat toimimaan ja minkälaisia tehostavia vaikutuksia niillä saattaisi olla. Simulointimalli on hyödyllinen päätöksenteon tukiväline myöhemminkin päivystystoimintaa tarkasteltaessa ja tehostettaessa. Samaa menetelmää voidaan tehokkaasti hyödyntää myös muiden terveydenhuollon alan yksiköiden toimintojen tarkasteluun ja tehostamiseen. Ruohonen testasi simulaation avulla kolmea ratkaisuvaihtoehtoa päivystyspoliklinikan ongelmiin sekä yhdessä että erikseen. Triage-team on toimintamalli, jossa on yhdistetty vastaanottopiste, hoitajan tapaaminen ja lääkärin tapaaminen. Kolmen ammattilaisen tiimin tehtäviin kuuluvat kiireellisyyden määritys, perustietojen keräys, ensitutkimukset (esim. verenpaineen mittaus) ja tarvittavien tutkimusten tilaus. Putkiposti on päivystyspoliklinikan ja laboratorion välille rakennettava paineistettu putki, jolla näyteputket voidaan lähettää suoraan laboratorioon. Puheentunnistusjärjestelmä kirjaa hoito-ohjeet suoraan tietokoneen ruudulle lääkärin puheen perusteella, eikä niitä tarvitse toimittaa sihteerille purettavaksi. – Simulaatiossa parhaaksi vaihtoehdoksi osoittautui kaikkien kolmen ratkaisuvaihtoehdon käyttäminen yhdessä. Potilasprosessi eli poliklinikalle saapumisen ja kotiin pääsyn tai jatkohoitoon ohjauksen välinen aika lyhentyi tällöin jopa 40 prosenttia, Ruohonen kertoo. Ruohosen työ on osa Tekesin rahoittamaa Keski-Suomen sairaanhoitopiirin nopean vasteen projektia (NOVA).

Improving the operation of an emergency department by using a simulation modelDuring the past few years the efficiency in health care has not been as good as expected, and a need to improve the operations in different units has arisen. The operation of acute care units, emergency departments especially, is generally regarded as inefficient. Waiting times are too long and patients have to spend too much time in the process before being discharged, forwarded or even seen by a doctor for the first time.Although it is quite easy to develop new alternative proposals for these kinds of problems, the difficulty lies in finding the best solutions and validating their effects on the whole operation. Because hospital environment is very complex and contains many random features, appropriate and effective tools should be used in improving the operations there. These tools should be able to show the effects of different alternative solutions before being implemented, to avoid risking or disturbing other everyday activities.A suitable tool for the purpose is simulation, which in decision making can give important information on the present operation and on the effects of proposed alterations. In many studies, simulation has been used to model the operation of an emergency department, using patient waiting times and throughput time as the main target variables. However, in these studies the solutions have mainly been sought only from a single point of view. Under examination have usually been either resources or processes or in some rare situations both. This kind of an approach is very narrow and provides only small and local improvements. In our study, simulation was used to create a new universal mode of action for emergency departments. Processes, resources and technological solutions were taken under examination. The focus was on the main patient process: this made it possible to find solutions, which would reduce passive waiting time, decrease the throughput time and still keep the quality of care at a good level. The results of the simulation run showed that implementing all the solutions proposals at the same time would decrease the patients’ length of stay over 40 %. As can be seen from the results of this study, with the use of new technologies, alternative strategies, and resource reallocation it is possible to improve the operation of different heath care units and meet the challenges in the health care.